“Ich dachte, dass die Lösung von Qmatic am besten zu unseren Bedürfnissen passt, und sie fühlte sich von Anfang an wirklich professionell an.”
Hochschule Väst steigert Zufriedenheit mit Qmatic
Die Hochschule Väst im schwedischen Trollhättan ist eine moderne Universität, die berufsbezogene Kurse in einem attraktiven Studienumfeld anbietet. Die Hochschule konzentriert sich auf arbeitsintegriertes Lernen, welches ihre Arbeit und ihr Profil kennzeichnet. Die Hochschule hat mehr als 13.000 eingeschriebene Studenten und mehr als 650 Mitarbeiter und bietet 26 Bachelor-Programme und 16 Programme auf fortgeschrittenem Niveau an, bei denen 86 % aller Studenten nach einem bis eineinhalb Jahren nach Abschluss arbeiten. Darüber hinaus bietet die Hochschule Studienprogramme, Studienprogramme des zweiten Zyklus und eine Vielzahl von Kursen in den Bereichen Computer und IT, Wirtschaft und Führung, Gesundheit und Pflege, Lehre und Sprachen, Medien sowie Technologie an.
Neues Service-Center, neue Bedürfnisse
Magnus Sandberg, Teamleiter und Koordinator der Abteilung Support und Administration der Hochschule Väst, sagt, dass sie vor zwei Jahren ein neues Modell für den Empfang von Besuchern eingeführt haben. Bisher gab es etwa acht Support-Abteilungen wie das Studentenzentrum und die Kommunikationsabteilung. Jetzt gibt es ein Service-Center für alle Besucher, Studenten sowie externe Besucher und die breite Öffentlichkeit. Hier fragen Studenten und Besucher zum Beispiel nach Prüfungen, bekommen Hilfe bei der Orientierung in der Hochschule oder melden sich beim Hausmeister. Mit der Einführung des neuen Service-Centers stellte die Hochschule Väst fest, dass der Besucherdruck zunahm. Da sie über kein Warteschlangenmanagementsystem verfügten, kamen alle Besucher in das Service Center und drängten sich um die Schalter, was für die Mitarbeiter äußerst belastend war. Als sich der Beginn des Herbstsemesters näherte und mehrere Tausend neue Studenten kurz davor standen, ihr Studium zu beginnen, erkannte die Hochschule, dass sie ein System benötigt, um den Besucherstrom zu organisieren und den Mitarbeitern die Arbeit zu erleichtern.
Virtuelles Warteschlangenmanagement.
Um den neuen Anforderungen des Service-Centers gerecht zu werden, hat sich die Hochschule für die Implementierung der Solo-Plattform von Qmatic zusammen mit Qmatics Self-Service-Terminal Intro 8, Samsung-Monitoren und Mitarbeiterdisplays entschieden. Im Service Center gibt es nun drei Warteschlangen: für das Service Center, den IT-Support und das internationale Büro.
„Ich dachte, dass die Lösung von Qmatic am besten zu unseren Bedürfnissen passt, und sie fühlte sich von Anfang an wirklich professionell an. Wir wussten nicht genau, wonach wir suchten. Aus diesem Grund ist es ein großer Vorteil, dass das Qmatic-System webbasiert und flexibel ist. Zum Beispiel haben wir erst später Mitarbeiterdisplays hinzugefügt.“
Weniger Warteschlangen und mehr Daten
Zu Beginn des Herbstsemesters stellte die Hochschule Väst insbesondere für die Mitarbeiter einen definitiv positiven Unterschied fest. Mit einem Warteschlangenmanagementsystem von Qmatic können Studenten und Besucher nun außerhalb des Service-Centers in Ruhe warten, bis sie an der Reihe sind und deutlich auf den Bildschirmen sehen, wann sie an der Reihe sind, zum Schalter zu gehen. Zugleich haben die Mitarbeiter das System auf ihren Rechnern und damit die volle Kontrolle über den Besucherstrom. Die Erfahrungen der Hochschule Väst mit dem Qmatic-System waren äußerst positiv. „Es funktioniert sofort, die Warteschlangen sind kürzer geworden und die Atmosphäre ist weniger chaotisch“, sagte Sandberg. Er erwähnte auch, dass sie sich bei ihren regelmäßigen Treffen die Statistiken ansehen, die von der Solo-Plattform erfasst wurden. „Zu Beginn des Herbstsemesters konnten wir zum Beispiel sehen, dass in den ersten zwei bis drei Wochen 4.000 Tickets gedruckt wurden. Das war mehr als erwartet“, sagte Sandberg.
Wenn Sandberg einem potenziellen Nutzer eine Empfehlung aussprechen würde, würde er vor allem den Wert der vollen Kontrolle über den Besucherstrom und den Vorteil der Erweiterungsfunktion betonen. „Wir haben mit dem Ticketdrucker und zwei Bildschirmen begonnen, die Sie überall aufstellen können, dann haben wir ein Display für das Personal hinzugefügt. Sie können mit einem einfachen System beginnen und es schrittweise erweitern. Das fühlte sich für mich richtig an“, endet Sandberg.
Übersicht
Die Hochschule Väst in Trollhättan, Schweden, ist eine moderne Universität, die Bildung in einem attraktiven und modernen Studienumfeld anbietet und mit der Berufswelt zusammenarbeitet. Die Mission der Hochschule ist es, eine exzellente Ausbildung zu bieten und qualitativ hochwertige Forschung zu betreiben. Die Hochschule ist auf Work Integrated Learning (WIL) spezialisiert und eines ihrer übergeordneten Ziele ist es, Schwedens führende Hochschule in diesem Bereich zu sein.
Herausforderungen
- Ein kohärentes Servicezentrum
- Organisation des Besucherstroms
- Verbesserung der Arbeitsumgebung für das Personal
Ergebnisse
- Weniger Warteschlangen
- Datenerfassung und Berichte
- Besseres Umfeld für Personal und Studenten
- Skalierbarkeit der Lösung