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Dès le départ, j'ai pensé que la solution de Qmatic était la mieux adaptée à nos besoins et qu’elle était vraiment professionnelle.
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University West augmente la satisfaction du personnel et des étudiants avec Qmatic
Située à Trollhättan, en Suède, University West est une université moderne qui propose des cours à caractère professionnel dans un environnement d’étude attrayant. L’université se concentre sur l’apprentissage intégré au travail qui imprègne le travail et le profil d’University West. L’université compte plus de 13 000 étudiants inscrits et plus de 650 employés. Elle propose 26 programmes de premier cycle et 16 programmes de niveau avancé. 86 % des étudiants ont un emploi un an à un an et demi après avoir obtenu leur diplôme. En outre, l’université propose des programmes d’études, des programmes de deuxième cycle et une variété de cours dans le domaine de l’informatique et des technologies de l’information, de l’économie et du leadership, de la santé et des soins, de l’enseignement et des langues, des médias ainsi que dans le domaine de la technologie.
Nouveau centre de service, nouveaux besoins
Magnus Sandberg, chef d’équipe et coordinateur du département Support et Administration d’University West, déclare avoir présenté un nouveau modèle pour accueillir les visiteurs il y a deux ans. Auparavant, il y avait environ huit départements de soutien, tels que le centre pour étudiants et le département de communication. Il existe désormais un centre de services pour tous les visiteurs, les étudiants, les visiteurs externes et le grand public. C’est ici que les étudiants et les visiteurs vont, par exemple, pour poser des questions sur les examens, obtenir de l’aide pour se repérer dans l’université ou pour obtenir de l’aide auprès du concierge. Avec l’introduction
du nouveau centre de service, University West a constaté que la pression des visiteurs augmentait, et lorsqu’ils ne disposaient pas d’un système de gestion des files d’attente, tous les visiteurs se rendaient au centre de service et accouraient aux comptoirs, ce qui était extrêmement stressant pour le personnel. Alors que la rentrée approchait et que plusieurs milliers de nouveaux étudiants étaient sur le point de commencer leurs études, l’université a réalisé qu’il fallait un système pour organiser le flux de visiteurs et faciliter le travail du personnel.
Gestion de file d’attente Qmatic
Pour répondre aux nouveaux besoins du centre de service, l’université a choisi de mettre en œuvre la plateforme Solo de Qmatic avec la borne libre-service Intro 8, les moniteurs Samsung et les affichages pour le personnel de Qmatic. Le centre de service dispose désormais de trois files d’attente dédiées au centre de service, au support informatique et au bureau international.
« Dès le départ, j'ai trouvé que la solution de Qmatic était la mieux adaptée à nos besoins et qu’elle était vraiment professionnelle. Nous ne savions pas exactement ce que nous recherchions. C’est pourquoi le fait que le système Qmatic soit flexible et basé sur le web est un grand avantage. Par exemple, nous avons ajouté les affichages pour le personnel ultérieurement. »
Réduction des files d’attente et augmentation du volume de données
À la rentrée, l’University West a noté une différence positive certaine, en particulier pour le personnel. Avec un système de gestion des files d’attente de Qmatic, les étudiants et les visiteurs peuvent désormais attendre leur tour en toute tranquillité en dehors du centre de service et voir clairement sur les écrans quand c’est leur tour de se rendre au comptoir. Dans le même temps, le personnel dispose du système sur son ordinateur et a ainsi un contrôle total sur le flux de visiteurs. L’expérience d’Université West avec le système Qmatic a été extrêmement positive. « Cela fonctionne immédiatement, les files d’attente sont plus courtes et l’atmosphère est moins chaotique », a déclaré Sandberg. Il a également mentionné qu’au cours de leurs réunions régulières, ils examinent les statistiques recueillies à partir de la plateforme Solo. « Au début de l’année, par exemple, nous avons pu constater que 4 000 tickets avaient été imprimés sur les deux à trois premières semaines. C’était plus que prévu », a déclaré Sandberg.
Si Sandberg devait être un utilisateur potentiel, il insisterait surtout sur l’importance d’avoir un contrôle total sur le flux des visiteurs et l’avantage de la fonctionnalité d’extension : « Nous avons commencé avec l’imprimante de tickets et deux écrans que vous pouvez placer n’importe où, puis nous avons ajouté un affichage pour le personnel. Vous pouvez commencer par un système simple et l’étendre progressivement. C’est ça qui m’a plu. », conclut Sandberg.
Vue d’ensemble
University West à Trollhättan, en Suède, est une université moderne qui propose une offre de formation qui concilie vie professionnelle et vie privée dans un environnement d’étude moderne et attrayant. La mission de l’Université est de fournir une excellente éducation et de mener des recherches de haute qualité. Elle est spécialisée dans l’apprentissage intégré au travail (Work Integrated Learning) et l’un de ses principaux objectifs est d’être la première université suédoise dans ce domaine.
Les défis
- Un centre de services cohérent
- Organiser le flux de visiteurs
- Améliorer l’environnement de travail du personnel
Résultats
- Réduction des files d’attente
- Collecte de données et rapports
- Meilleur environnement pour le personnel et les étudiants
- Possibilité de faire évoluer la solution
