“Ik vond de oplossing van Qmatic het meest geschikt voor onze behoeften en het voelde meteen vanaf het begin heel professioneel.”
Universiteit West verhoogt personeels- en studententevredenheid dankzij Qmatic
Universiteit West, gevestigd in Trollhättan, Zweden, is een moderne universiteit die beroepsgerichte cursussen aanbiedt in een aantrekkelijke studieomgeving. De universiteit richt zich op werkend leren, dat een van de kernwaarden van de universiteit is. De universiteit heeft meer dan 13.000 studenten en meer dan 650 medewerkers. Het instituut biedt 26 bacheloropleidingen en 16 opleidingen op gevorderd niveau aan, waarbij 86% van alle studenten anderhalf jaar na hun slagen een baan heeft. Daarnaast biedt de universiteit studieprogramma's, instroomprogramma's en een verscheidenheid aan cursussen op het gebied van computers en IT, economie en leiderschap, gezondheidszorg en zorg, onderwijs en talen en media en technologie.
Nieuw servicecentrum, nieuwe behoeften
Magnus Sandberg, teamleider en coördinator op de afdeling Ondersteuning en Administratie van de Universiteit West, zegt dat ze twee jaar geleden een nieuw model hebben geïntroduceerd voor het ontvangen van bezoekers. Voorheen waren er ongeveer acht ondersteunende afdelingen, zoals het studentencentrum en de communicatieafdeling. Nu is er één servicecentrum voor alle bezoekers: studenten, externe bezoekers en het algemene publiek. Hier kunnen studenten en bezoekers terecht voor bijvoorbeeld vragen over toetsen, hulp bij het vinden van hun weg binnen de universiteit of hulp van de conciërge. Met de introductie van
het nieuwe servicecentrum ontdekte Universiteit West dat de druk van de bezoekers toenam. Toen ze geen wachtrijmanagementsysteem hadden, kwamen alle bezoekers direct naar de balie, wat enorm stressvol was voor het personeel. Het nieuwe studiejaar bracht enkele duizenden nieuwe studenten met zich mee en de universiteit besefte dat er een systeem nodig was om de bezoekersstroom te organiseren en het werk van het personeel te vergemakkelijken.
Virtueel wachtrijmanagement van Qmatic
Om aan de nieuwe behoeften van het servicecentrum te voldoen, koos de universiteit ervoor om het Solo-platform van Qmatic te implementeren, in combinatie met Qmatics selfservice kiosk Intro 8, Samsung-monitoren en personeelsdisplays. In het servicecentrum hebben ze nu drie speciale wachtrijen voor het servicecentrum, de IT-desk en het internationale kantoor.
'Ik vond de oplossing van Qmatic het geschiktst voor onze behoeften en het voelde meteen vanaf het begin heel professioneel. We wisten niet precies wat we zochten. Daarom is het een groot voordeel dat het Qmatic-systeem web-based en flexibel is. Zo hebben we later bijvoorbeeld personeelsdisplays toegevoegd.'
Minder wachtrijen en meer data
In het begin van het najaar merkte de Universiteit West een duidelijk positief verschil op, vooral voor het personeel. Met een wachtrijmanagementsysteem van Qmatic kunnen studenten en bezoekers nu in alle rust buiten het servicecentrum wachten op hun beurt en duidelijk zien op de displays wanneer ze aan de beurt zijn. Tegelijkertijd hebben de medewerkers het systeem op hun computer beschikbaar en zo volledige controle over de flow
van bezoekers. De ervaring van de Universiteit West met Qmatics systeem is buitengewoon positief. 'Het werkt onmiddellijk, de wachtrijen zijn korter geworden en de sfeer is minder chaotisch,' zegt Sandberg. Hij zei ook dat ze tijdens hun vergaderingen naar de statistieken van het Solo-platform kijken. 'Aan het begin van de herfstperiode konden we bijvoorbeeld zien dat er in de eerste twee tot drie weken 4.000 tickets waren afgedrukt. Dat was meer dan we hadden verwacht,’ aldus Sandberg.
Als Sandberg zou fungeren als referentie voor een potentiële gebruiker, zou hij vooral de waarde benadrukken van volledige controle over de bezoekersstroom en het voordeel van de mogelijkheden tot uitbreiding: 'We zijn begonnen met de ticketprinter en twee schermen die je overal kunt plaatsen, dan hebben we een personeelsdisplay toegevoegd. U kunt beginnen met een eenvoudig systeem en het geleidelijk uitbreiden. Dat voelde goed voor mij,’ zegt Sandberg.
Lees meer over onze oplossingen
Overzicht
Universiteit West in Trollhättan, Zweden, is een moderne universiteit die onderwijs biedt dat in een aantrekkelijke en moderne studieomgeving werken en leren combineert. De missie van de universiteit is het bieden van uitstekend onderwijs en het uitvoeren van hoogwaardig onderzoek. De universiteit is gespecialiseerd in werkend leren, wat een van de overkoepelende doelstellingen is van de toonaangevende Zweedse universiteit.
Uitdagingen
- Eén servicecentrum
- De bezoekersstroom organiseren
- De werkomgeving voor het personeel verbeteren
Oplossing
Resultaten
- Minder wachtrijen
- Gegevensverzameling en rapporten
- Betere omgeving voor medewerkers en studenten
- Mogelijkheid om de oplossing op te schalen
