University West Service Center

La University West aumenta la satisfacción del personal y de los estudiantes gracias a Qmatic

La University West, ubicada en Trollhättan, Suecia, es una universidad moderna que ofrece cursos profesionales en un entorno de estudio atractivo. La Universidad se centra en el aprendizaje integrado de una profesión que a su vez impregna la forma de trabajar y el perfil de la University West. La Universidad tiene más de 13 000 estudiantes matriculados y más de 650 empleados, y ofrece 26 programas de licenciatura y 16 programas de nivel avanzado, en los que el 86 % de los estudiantes ya tienen un trabajo después de un año o un año y medio tras la graduación. Además, la Universidad ofrece programas de estudio, programas de segundo ciclo y una variedad de cursos en computación y TI, economía y liderazgo, salud y cuidado, magisterio e idiomas, medios de comunicación, así como tecnología. 

Nuevo centro de servicio, nuevas necesidades 

Magnus Sandberg, jefe de equipo y coordinador del Departamento de Asistencia y Administración de la University West, comenta que hace dos años introdujeron un nuevo modelo para recibir visitantes. Antes había unos ocho departamentos de asistencia, como el centro de estudiantes y el departamento de comunicaciones. Ahora hay un solo centro de servicio para todos los visitantes, tanto estudiantes como visitantes externos y público en general. Aquí es donde los estudiantes y visitantes, por ejemplo, van a preguntar sobre los exámenes, obtener ayuda para orientarse en la universidad o conseguir ayuda del conserje. Con la introducción del 
nuevo centro de servicio, la University West descubrió que la presión de los visitantes aumentaba y cuando no tenían un sistema de gestión de colas, todos los visitantes entraban en el centro de servicio y se agolpaban alrededor de los mostradores, lo que era extremadamente estresante para el personal. Cuando se acercaba el comienzo del curso en otoño y varios miles de nuevos estudiantes estaban a punto de comenzar sus estudios, la Universidad se dio cuenta de que necesitaba un sistema para organizar el flujo de visitantes y facilitar el trabajo del personal. 

Gestión de colas de Qmatic 

Para satisfacer las nuevas necesidades del centro de servicio, la Universidad eligió implementar la plataforma Qmatic Solo junto con el kiosco de autoservicio Intro 8 de Qmatic, los monitores Samsung y las pantallas del personal. En el centro de servicio ahora tienen tres colas específicas, para el centro de servicio, para el soporte de TI y para la oficina internacional. 

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"Pensé que la solución de Qmatic era la más adecuada para nuestras necesidades y me pareció muy profesional desde el principio. No sabíamos exactamente lo que estábamos buscando. Por eso es una gran ventaja que el sistema de Qmatic esté basado en web y sea flexible. Por ejemplo, añadimos las pantallas de personal más tarde". 

Reducción de las colas y más datos 

Durante el comienzo del período de otoño, la University West observó una mejora clara, especialmente para el personal. Con un sistema de gestión de colas de Qmatic, los estudiantes y visitantes pueden ahora esperar su turno en paz y tranquilidad fuera del centro de servicio y ver claramente en las pantallas cuando es su turno de ir al mostrador. Al mismo tiempo, el personal tiene el sistema en sus ordenadores y, por lo tanto, tiene un control total sobre el flujo 
de visitantes. La experiencia de la University West con el sistema de Qmatic ha sido extremadamente positiva. "Funciona inmediatamente, las colas son ahora más cortas y el ambiente es menos caótico", dijo Sandberg. También mencionó que durante sus reuniones periódicas miran las estadísticas recopiladas en la plataforma Qmatic Solo. "Al comienzo del trimestre de otoño, por ejemplo, pudimos ver que se habían impreso 4000 tickets durante las primeras dos o tres semanas. Eso fue más de lo que esperábamos", declaró Sandberg.  

Si Sandberg actuara como referencia para un usuario potencial, destacaría sobre todo la importancia de tener un control total del flujo de visitantes y la ventaja de contar con un sistema ampliable, "Empezamos con la impresora de tickets y dos pantallas que se pueden colocar en cualquier lugar, luego añadimos una pantalla de personal. Puedes empezar con un sistema sencillo y ampliarlo gradualmente. Esto me pareció muy bien", termina Sandberg. 

“Pensé que la solución de Qmatic era la más adecuada para nuestras necesidades y me pareció muy profesional desde el principio.”

Magnus Sandberg, jefe de equipo y coordinador, University West
Photo: Högskolan Väst

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