Der Brunswick Campus des Southeast Georgia Health System befindet sich in der historischen Hafenstadt Brunswick, Georgia, und ist ein gemeinnütziges Vollversorgungskrankenhaus, das jährlich mehr als 11.000 Patienten und im Notfallzentrum mehr als 50.000 Patienten versorgt. Das ambulante Pflegezentrum (OCC), eine hochmoderne ambulante und bildgebende Einrichtung mit einer Fläche von 18.000 Quadratmetern, bietet Gemeinden in acht Provinzen im südöstlichen Georgia eine zugängliche, hochwertige und kostengünstige Versorgung.
Nachverfolgung von 200 Patienten pro Tag
Das geschäftige OCC stand vor erheblichen Herausforderungen bei der Nachverfolgung von mehr als 200 Patienten pro Tag. Zunächst konnte das Frontoffice-Personal die Patientenbesuche nur über handschriftliche Protokolle nachverfolgen, was es unmöglich machte, Wartezeiten und Patientenaufkommen zu überwachen. Darüber hinaus mussten die Mitarbeiter einzelne Patienten per Pager benachrichtigen und den entsprechenden OCC-Abschnitt informieren, wenn ein Patient bereit war. Wenn keine Pager zur Verfügung standen, musste das Frontoffice-Personal die Patientennamen im geschäftigen Wartebereich laut rufen, wodurch eine unangenehme Atmosphäre geschaffen wurde. Außerdem hatten OCC-Techniker und klinisches Personal keine konsistente oder zuverlässige Möglichkeit, festzustellen, ob Patienten warteten. Das Ergebnis waren zeitintensive Verzögerungen in der Patientenversorgung. Die OCC-Direktoren wussten, dass sie eine Lösung benötigen, die den Vorgesetzten dabei helfen würde, den Fluss von Patienten und Mitarbeitern zu steuern und zu verfolgen, und gleichzeitig den Mitarbeitern im Frontoffice und medizinischem Personal dabei helfen würde, besser mit Patienten und untereinander zu kommunizieren.
Neugestaltung der Patientenerfahrung
Leitende OCC-Mitarbeiter wandten sich an Qmatic, um eine Patientenerfahrungslösung zu finden, die ihre Anforderungen an die Patientennachverfolgung und -daten erfüllen würde. Bei der Ankunft checken die Patienten nun an einem Informationsschalter ein, wo sie in das Qmatic-System eingegeben werden und ein individuelles alphanumerisches Ticket ausgestellt bekommen. Statt der manuellen Papierverfolgung werden Patienten in spezifische virtuelle Warteschlangen gestellt und vom Qmatic-System priorisiert.
Während Patienten komfortabel warten, benachrichtigt das Qmatic-System OCC-Mitarbeiter, wenn ein Patient verfügbar ist, und warnt sie, wenn die Wartezeiten des Patienten die zulässigen Grenzwerte überschreiten. Vorgesetzte können sofort reagieren und Personalzuweisungen ändern, um den Patientenfluss zu erhöhen, Wartezeiten zu verkürzen und Stress für Patienten und Mitarbeiter zu verringern.
„Das Qmatic-System spart enorm viel Zeit“, sagte Stephanie Sinopoli, Director of Revenue/Admissions. „Unsere Mitarbeiter können jederzeit auf einen Blick erkennen, wo sich welcher Patient befindet. Wir kennen immer die durchschnittlichen Wartezeiten, zu jedem Zeitpunkt des Tages.“
Sobald ein Mitarbeiter für seinen nächsten Patienten bereit ist, bietet das Qmatic-System von OCC sofort die Möglichkeit, diesen Patienten aufzurufen. LED-Bildschirme im gesamten Wartebereich rufen Patienten für die Dienstleistung auf, indem sie ihre Ticketnummern anzeigen. Strategisch über bestimmten Türöffnungen platzierte LED-Bildschirme helfen Patienten, Servicepunkte schnell und einfach zu finden.
50 % kürzere Wartezeiten
„Das Patientenvolumen ist seit der Installation des Qmatic-Systems drastisch gestiegen“, sagte Sinopoli. „Gleichzeitig haben wir einen Rückgang der Patientenwartezeiten um 50 % festgestellt. Mit Qmatic können wir sowohl das höhere Patientenvolumen als auch die verkürzten Servicezeiten aufrechterhalten.“ OCC-Mitarbeiter sind nicht mehr mit der Pflege manueller Patientenprotokolle, dem Aufrufen von Patienten über Pager oder dem Benachrichtigen anderer Mitarbeiter über die Patientenverfügbarkeit beschäftigt, sondern können sich stattdessen auf die Bereitstellung einer qualitativ hochwertigen Patientenversorgung konzentrieren. Das Endergebnis ist ein effizienterer und angenehmerer Patientenfluss mit einer gesteigerten Produktivität und gestärkten Rechenschaftspflicht.
