De Brunswick-vestiging van het Southeast Georgia Health System, gelegen in de historische havenstad Brunswick, Georgia, is een full-service ziekenhuis zonder winstoogmerk dat jaarlijks meer dan 11.000 patiënten begeleidt en meer dan 50.000 mensen op de SEH ontvangt. Het Outpatient Care Center (OCC), een grote, hypermoderne poli- en radiologiekliniek, biedt toegankelijke, hoogwaardige en kosteneffectieve zorg aan gemeenschappen in acht gemeentes in zuidoostelijk Georgia.
Traceren van 200 patiënten per dag
De drukke polikliniek kreeg dagelijks te maken met aanzienlijke uitdagingen bij het volgen van meer dan 200 patiënten. Om te beginnen kon het personeel van de frontoffice alleen patiëntbezoeken bijhouden via handgeschreven logboeken, waardoor het onmogelijk was om de wachttijden en het volume aan patiënten te monitoren. Daarnaast moest het personeel individuele patiënten per pager informeren en de juiste OCC-sectie op de hoogte stellen wanneer een patiënt klaar was. Als er geen pagers beschikbaar waren, werd het personeel van het frontoffice beperkt tot het oproepen van namen in de drukke wachtruimte, wat een onaangename sfeer veroorzaakte. Ondertussen hadden OCC-technici en het klinisch personeel geen consistente of betrouwbare manier om te bepalen of er patiënten wachtten. Het resultaat was tijdrovende vertragingen in de zorg. De directie van het OCC wist dat er een oplossing nodig was die supervisors zou helpen om de stroom van patiënten en personeel te beheren en te volgen, terwijl tegelijkertijd het frontofficepersoneel en medisch personeel geholpen werd om beter met patiënten en met elkaar te communiceren.
Naar een betere patiëntervaring
De directie van het OCC schakelde Qmatic in voor een patiëntervaringsoplossing die zou voldoen aan hun behoeften op het gebied van patiëntenvolging en -data. Bij aankomst checken patiënten nu in bij een informatiebalie, waar ze worden ingevoerd in het Qmatic-systeem en een uniek alfanumeriek ticket krijgen. In plaats van hen handmatig te volgen worden patiënten in specifieke virtuele wachtrijen geplaatst en krijgen ze prioriteit op basis van de data in het Qmatic-systeem.
Terwijl patiënten comfortabel wachten, waarschuwt het Qmatic-systeem het OCC-personeel wanneer er een patiënt beschikbaar is en wanneer de wachttijden van de patiënt de toegestane limieten overschrijden. Supervisors kunnen onmiddellijk reageren en personeelstoewijzingen aanpassen om de patiëntenstroom te verbeteren, wachttijden te verkorten en stress voor zowel patiënten als personeel te verminderen.
'Het Qmatic-systeem bespaart enorm veel tijd,' zegt Stephanie Sinopoli, hoofd Opnames. 'Onze medewerkers kunnen altijd in één oogopslag zien waar in het proces elke patiënt zich bevindt. We kennen de gemiddelde wachttijden, op elk moment van de dag.'
Wanneer een medewerker klaar is voor de volgende patiënt, biedt het Qmatic-systeem van OCC de mogelijkheid om die patiënt meteen op te roepen. LED-schermen in de hele wachtruimte roepen patiënten op door hun ticketnummers weer te geven. LED-schermen die strategisch boven specifieke deuropeningen worden geplaatst, helpen patiënten om snel en eenvoudig te vinden waar zij naartoe moeten.
50% kortere wachttijden
'De hoeveelheid patiënten is aanzienlijk toegenomen sinds we het Qmatic-systeem hebben geïnstalleerd,' zegt Sinopoli. 'Tegelijkertijd merken we een daling van 50% in de wachttijden. Dankzij Qmatic kunnen we zowel het hogere patiëntvolume als de kortere servicetijden handhaven. Het OCC-personeel hoeft niet langer handmatig de patiëntlogboeken bij te houden, patiënten op pagers te bellen of ander personeel te informeren over de beschikbaarheid van de patiënt, maar kan zich in plaats daarvan concentreren op het bieden van hoogwaardige zorg aan patiënten. Het eindresultaat is een efficiëntere en sympathiekere patiëntenstroom, met een toename in productiviteit en verantwoordelijkheid.
