St. Josef's-Hospital in Wiesbaden is een innovatief ziekenhuis voor acute zorg en gespecialiseerde zorg met meer dan 500 bedden. Het ziekenhuis, gesponsord door de St. Josefs-Hospital Wiesbaden Stiftung, Wiesbaden, telt 13 afdelingen met in totaal 1.300 medewerkers, die jaarlijks 25.000 patiënten verzorgen en 38.000 poliklinische bezoeken verwerken. Het motto van het ziekenhuis, 'gewoon goed zijn', is duidelijk zichtbaar in alle dagelijkse interacties tussen de mensen in het ziekenhuis en leidt tot een professionele aanpak van patiënten, werknemers en partners.
Huidige situatie & uitdagingen
Tot voor kort had het ziekenhuis naast de opnamebalie van de spoedafdeling drie opnamebureaus voor patiënten, onderverdeeld per afdeling. Vanwege de wisselende werklast van de verschillende afdelingen hadden patiënten hierdoor te maken met wachttijden tot wel twee uur. Dit leidde tot verdere vertragingen, bijvoorbeeld in de operatiekamer, omdat patiënten nog aan de opnamebalie stonden te wachten. De patiëntenzorg van het ziekenhuis stelde de volgende eisen aan de voorgestelde oplossingen:
- Aanzienlijke verkorting van wachttijden
- Oprichting van een centrale opnamebalie voor alle opnamepatiënten
- Controle over de patiëntenstroom via een oplossing voor patient journey management
- Flexibelere personeelsplanning aan de opnamebalie
Oplossing
De drie opnamebureaus van het ziekenhuis werden gecombineerd tot één centrale opnamezone. Deze centrale ruimte heeft drie opnamebalies voor alle afdelingen. De patiëntenstromen worden efficiënt geregeld via Qmatics Orchestra-oplossing. Bij het Intro17-zelfbedieningsstation kunnen patiënten kiezen uit verschillende diensten, zoals 'voorafgaand onderzoek voor een geplande operatie', waarna een wachtrijnummer wordt afgedrukt. In de centrale wachtruimte worden de nummers getoond op twee schermen, die het nummer op het ticket en een bijbehorend kamernummer weergeven. Het Orchestra-systeem geeft direct inzicht in de huidige wachttijden en hoeveel patiënten er wachten, zodat het aantal medewerkers in de opnameruimte kan worden aangepast aan de vraag.
Resultaten
'Voorafgaand aan de implementatie hadden we interne discussies over de vraag of deze aanpak de patiënten het gevoel zou geven dat ze niet meer dan een getal zouden zijn. Door de Qmatic-oplossing toe te passen en de ontvangstbalies samen te voegen, ziet iedereen onmiddellijk wat de voordelen van het nieuwe concept zijn. We zagen dat de tevredenheid van zowel patiënten als medewerkers duidelijk toenam. De wachttijden zijn met gemiddeld 50 procent gedaald, wat op zichzelf al een zeer sterk argument voor deze oplossing is. De verandering heeft ook positieve gevolgen gehad voor de medewerkers in de daaropvolgende processen, bijvoorbeeld in de operatiekamer, omdat de patiënten er nu rechtstreeks naartoe gaan, zodat er geen ruimte is voor wachttijden,’ legt Bianka Wienholz, hoofd patientmanagement bij St. Josef's-Hospital Wiesbaden, uit.
