Dankzij Qmatic kon het ziekenhuis CHU de Montpellier (het Universitair Ziekenhuis van Montpellier) lange wachttijden voor patiënten in de hoofdingang en voor de zorgafdelingen aanpakken.
Het Universitair Ziekenhuis van Montpellier wordt consequent beschouwd als een van de beste ziekenhuizen in Frankrijk en dient als de belangrijkste bron van gezondheidszorg, chirurgie, onderzoek en medische training voor Montpellier, de negende grootste stad van Frankrijk.
In 2018 heeft het ziekenhuis een aanbesteding uitgeschreven voor de levering van nieuwe ziekenhuisinformatiesystemen (HIS) ter vervanging van de bestaande systemen bij de hoofdreceptie en ter verbetering van de algehele patiëntervaring in het ziekenhuis. De aanbesteding werd gewonnen door de Franse marktleider voor HIS, MiPih, die in samenwerking met Qmatic een oplossing op maat voor het ziekenhuis leverde.
Modernisering van de receptie-ervaring
In de vernieuwde receptieruimte stonden MiPih touchscreen-kiosken centraal, zodat patiënten en bezoekers zelf konden inchecken. Daarna kregen zij een ticketnummer en konden zodoende precies zien waar ze naartoe moesten, waardoor de werklast van het receptiepersoneel werd verminderd en wachtrijen zo veel mogelijk werden beperkt.
Om deze kiosken slimmer te maken, implementeerde MiPih het Orchestra-platform van Qmatic om krachtige data- en analysemogelijkheden te bieden, evenals een verbeterde wachtrijmanagementfunctionaliteit. De implementatie was eenvoudig en maakte het mogelijk om de ticketnummers automatisch te koppelen aan de juiste servicedesk.
Nadat een patiënt zijn of haar afspraak thuis heeft gemaakt, moet hij of zij zich identificeren bij een receptiekiosk met behulp van zijn/haar nationale zorgkaart 'Carte Vitale'. De patiënt scant de kaart. Het systeem herkent hem of haar automatisch en geeft hem of haar toegang. Als er een probleem met het dossier is, stuurt het systeem de patiënt via Qmatics wachtrijmanagementsysteem naar een bemande receptie.
Zodra de patiënt ingecheckt is, zal het systeem de patiënt doorverwijzen naar de vereiste medische dienst en de afdeling informeren dat de patiënt zich in het ziekenhuis bevindt en onderweg is.
De resultaten van de verandering zijn positief gebleken. Voorheen was de gemiddelde wachttijd bij de receptie 20 minuten, wat het ziekenhuis wilde verkorten om de patiëntervaring te verbeteren. De gemiddelde tijd is aanzienlijk gedaald, waarbij 35% van de patiënten nu incheckt via de kiosken, een aantal dat waarschijnlijk zal toenemen naarmate de systemen normaler worden voor de patiënten.
Meer dan kiosken
Hoewel het verbeteren van de ervaring voor patiënten het natuurlijke doel van het project was, gaven de verbeterde mogelijkheden voor gegevensvastlegging en -analyse, die het Orchestra-platform implementeerde in MiPih kiosks, het Universitair Ziekenhuis van Montpellier de kans om ook de ervaring en capaciteiten van zijn personeel te verbeteren.
Live tracking van patiëntaantallen, mogelijk gemaakt door Qmatic, kan per afdeling worden onderverdeeld, zodat het ziekenhuis snel middelen kan doorsturen om pieken in de vraag op te vangen. Ze kunnen ook hun administratie volgen om beter te voorspellen wanneer bepaalde afdelingen veeleisend zullen zijn, zodat ze personeelsaantallen beter kunnen toewijzen.
Er is daarnaast een verbetering te zien in de kwaliteit van de medische dossiers, omdat het receptiepersoneel extra ondersteuning kan bieden om ervoor te zorgen dat de dossiers efficiënt worden bijgewerkt, waardoor toekomstige vertragingen bij de patiënt worden verminderd.
Over het algemeen heeft technologische integratie ervoor gezorgd dat ziekenhuispersoneel meer tijd kan besteden aan belangrijke taken en aan de zorg voor patiënten, zonder zich zorgen te hoeven maken over kleine problemen die zijn efficiëntie verminderen. Omdat patiënten nu bijvoorbeeld instructies krijgen over hoe ze hun weg kunnen vinden naar de afdeling die ze nodig hebben, verspilt het personeel geen tijd meer aan het controleren of patiënten daadwerkelijk in het ziekenhuis zijn aangekomen of het zoeken naar patiënten die nog niet zijn aangekomen.
Het Universitair Ziekenhuis van Montpellier heeft geprofiteerd van de nieuwe mogelijkheden in hun receptie. Het bedrijf heeft dit systeem in twee van zijn vier vestigingen geïnstalleerd en zet de uitrol voort. Uiteindelijk zullen 2.500 tot 3.000 mensen per dag van deze dienstverlening profiteren.
