Comment gérer le flux de patients pour la vaccination saisonnière contre la grippe

Cette année, la vaccination contre la grippe saisonnière sera différente en raison de la pandémie de COVID-19. De nombreux patients sont réticents à consulter en ce moment, mais ces inquiétudes ne devraient empêcher personne de se faire vacciner contre la grippe saisonnière. Heureusement, en tant que prestataire de soins de santé, vous pouvez rendre sûres ces visites indispensables. Je vais vous expliquer comment créer un flux de patients sûr pour la vaccination contre la grippe.

Assurer la sécurité des patients pendant la pandémie

Tout d’abord, laissez-moi vous donner du contexte. Les autorités de santé déclarent que les soins préventifs ont diminué pendant la pandémie de COVID-19. Les organisations telles que l’OMS et les centres de contrôle et de prévention des maladies recommandent vivement des vaccinations préventives, même pendant cette période, car celles-ci sont très importantes pour le bien-être de la population à de nombreux égards. L’un des éléments les plus importants, à l’approche de la saison grippale, est de se faire vacciner contre la grippe. Si les personnes qui se font habituellement vacciner contre la grippe, ne reçoivent pas de dose de vaccin cette année, cela pourrait mettre le système de santé à rude épreuve.

L’un des principaux objectifs des soins préventifs pendant la pandémie est de garantir la sécurité des patients et du personnel. L’OMS recommande de procéder aux vaccinations tant qu’elles peuvent être réalisées en toute sécurité. Le défi pour les soignants est non seulement de garantir la sécurité des patients, mais aussi de s’assurer que ces derniers se sentent en sécurité. Après tout, si les patients ne se sentent pas en sécurité, ils seront plus réticents à recevoir ce type de soins.

Un autre défi consiste à s’occuper des nombreuses personnes qui n’ont pas reçu de soins ou qui ont repoussé le moment de recevoir des soins. Et il faut aussi éviter les salles d’attentes bondées pendant la pandémie. Mais cette année, avec les conditions actuelles, nous devons être un peu plus créatifs. Outre les lieux habituels de vaccination contre la grippe tels que les cliniques de soins primaires, les pharmacies et les grandes surfaces, des dispositions sont prises pour mettre en place des alternatives telles que la vaccination en drive sur le trottoir, dans les centres communautaires, les églises, etc. Les vaccinations de cette année seront donc différentes de celles des années précédentes. Pour que cela fonctionne, il faut une grande planification et beaucoup de communication avec les patients, afin qu’ils sachent où aller et comment se faire soigner, et qu’ils restent en sécurité.

Gestion du flux de patients – 3 étapes importantes
pour les prestataires de vaccination

Compte tenu de ces prérequis, il y a trois éléments principaux sur lesquels travailler pour gérer le flux de patients de manière à ce que les patients restent en sécurité et en aient le sentiment :

1. Empêcher l’engorgement des zones d’attente
2. Maintenir la distanciation sociale
3. Communiquer avec les patients

Voici comment y parvenir :

Empêcher l’engorgement des zones d’attente avec la prise de rendez-vous

Pour garantir la sécurité des patients, il est essentiel de leur offrir la possibilité de prendre rendez-vous pour se faire vacciner. Avec un système de rendez-vous, vous pouvez gérer le flux de patients et le maintenir constant tout au long de la journée en mettant à disposition des créneaux horaires qui correspondent à votre capacité à fournir un service. Cela signifie que vous pouvez éviter les pics de visites et les regroupements de personnes au niveau de l’accueil et des autres zones d’attente. Cela permet également de mieux gérer la disponibilité et le besoin en main-d’œuvre.

Maintenir la distanciation sociale avec file d’attente virtuelle

Une fois le patient arrivé, il est nécessaire de s’assurer qu’il peut continuer à maintenir la distanciation sociale en attendant son tour. Cela peut être résolu en donnant aux patients un ticket virtuel, également appelé ticket mobile. Il s’agit d’un ticket que le patient reçoit par téléphone, soit par auto-enregistrement de son rendez-vous, en scannant un code QR en dehors de vos locaux, soit par un membre du personnel à l’intérieur ou à l’extérieur de vos locaux. Grâce à cette fonctionnalité de ticket mobile, les patients peuvent choisir le service dont ils ont besoin, voir où ils sont dans la file d’attente et ils peuvent également saisir leur numéro de téléphone mobile pour recevoir un SMS lorsque c’est leur tour. Il n’y a donc pas de foule dans les locaux, car les patients peuvent attendre dans un endroit sûr. Par exemple, à l’extérieur du bâtiment ou dans leur voiture, et maintenir la distanciation sociale.

Permettre aux patients de se sentir en sécurité grâce à la communication

Pour revenir au début, il ne s’agit pas seulement de protéger les patients, mais aussi de les rassurer. La meilleure façon de faire en sorte que les patients se sentent à l’aise et en sécurité est de communiquer. Fournir au patient des informations avant sa visite afin qu’il soit bien préparé. Par SMS ou e-mail, vous pouvez partager des informations sur les endroits où aller à leur arrivée, comment annoncer leur arrivée, etc. Ils se sentent ainsi bien pris en charge et évitent tout contact inutile avec le personnel et les autres patients.

Puisque votre salle d’attente peut être presque vide, car les patients attendent à distance après leur arrivée, il est nécessaire de communiquer également avec eux à ce stade. Le sens de l’équité est un élément important pour offrir la meilleure expérience possible aux patients. Il ne faudrait pas que les patients aient l’impression d’attendre trop longtemps, de ne pas être soignés dans l’ordre ou d’être traités de manière injuste. C’est terrible pour l’expérience patient. Ainsi, la communication entre le prestataire et les patients pour leur faire savoir comment ils sont traités, leur place dans la file d’attente, le moment où ils sont appelés, est vraiment vitale. Cela peut se faire via des SMS, des tickets mobiles et des panneaux numériques dans le système de gestion du flux de patients.

Vue d’ensemble sécurisée du flux de patients

Pour résumer, cette image fournit une vue d’ensemble de ce à quoi pourrait ressembler un flux de patients sûr pour la vaccination. Comme vous pouvez le voir, il contient plusieurs options pour la prise de rendez-vous et l’enregistrement afin que tous les patients, qu’ils soient à l’aise avec la technologie ou non, puissent avoir accès à la vaccination en toute sécurité.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont vous pouvez gérer le flux de patients et rendre votre établissement plus sûr pour vos patients et votre personnel, téléchargez gratuitement ce guide relatif à la gestion du flux de patients.