Zivilstandsamt_Basel

Zivilstandsamt wendet sich für einen nahtlosen Besucherstrom an Qmatic

Die Stadt Basel in der Schweiz, Teil des Kantons Basel-Stadt, hat mehr als 200.000 Einwohner und zählt zu den Top Ten Städten mit der besten Lebensqualität der Welt. Wenn Sie im Kanton Basel-Stadt wohnen und ein Kind erwarten oder demnächst heiraten werden, werden Sie höchstwahrscheinlich das Zivilstandsamt aufsuchen, um Ihre Ehe oder Ihr Neugeborenes zu registrieren.

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Das Zivilstandsamt in der Schweiz bietet eine Vielzahl von Dienstleistungen an, ist aber hauptsächlich für die Anmeldung von Geburten, Anerkennung von Kindern, Todesfälle, Eheschließungen und gleichgeschlechtliche Partnerschaften zuständig. Darüber hinaus stellt das Amt den Besuchern Informationen zur Verfügung und stellt Dokumente aus, wie Heirats- oder Zivilpartnerschaftsurkunde, Geburtsurkunde, individuelle Zivilstandsbescheinigung, Anerkennungsbestätigung eines Kindes und andere Arten von Personenstandsdokumenten.

Die bekannteste Aufgabe des Zivilstandsamts ist jedoch das Anmeldeverfahren und der Prozess der standesamtlichen Trauung – der Heiratsprozess, der jeder Hochzeitszeremonie vorausgeht. Es ist ein Prozess, der sehr zeitaufwändig sein kann, da er vor allem bei internationalen Ehen beträchtliches Rechtswissen erfordert.

Um die hohe Besucherzahl zu verwalten und das Kundenerlebnis im Büro zu verbessern, wandte sich das Bundesamt für Justiz und Sicherheit von Basel-Stadt an Qmatics langjährigen Schweizer Partner Kilchenmann AG, um ein neues Warteschlangenmanagementsystem von Qmatic in seiner Behörde zu integrieren. Da sich das Zivilstandsamt in einem denkmalgeschützten Gebäude befindet und keinen Empfang hatte, war eine einzigartige Lösung erforderlich, um die Technologie zu implementieren.

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Die Behörde installierte einen 42-Zoll-Touchscreen, der nahtlos in Qmatic Orchestra integriert ist und platzierte ihn zusammen mit einem Ticketdrucker in eine maßgeschneiderte Holzkonstruktion im Eingang der Behörde. Mithilfe von Qmatics Managementplattform für die Kundenreise, Orchestra, werden ankommende Besucher in vier verschiedenen Sprachen informiert und können auf dem Touchscreen die gewünschte Dienstleistung auswählen und erhalten dann ein Ticket für den ausgewählten Dienst. Wenn ein Ticket ausgestellt wird, wird eine Benachrichtigung per SMS oder E-Mail an die Mitarbeiter der jeweiligen Abteilung gesendet, die sie darüber informiert, dass ein Kunde auf Bedienung wartet. Die Mitarbeiter können dann entweder nach draußen gehen und den Besucher empfangen oder über die Mitarbeiteranwendung von Qmatic aus der Ferne aufrufen.

Da die digitale Beschilderung der Behörde in Qmatic integriert ist, kann sie Besucher über ihre LCD-Bildschirme aufrufen, Ticketnummern und Anweisungen anzeigen und geschätzte Wartezeiten für jeden Dienst angeben. Durch die klare und effektive Kommunikation mit Besuchern und die Bereitstellung wichtiger Meldungen auf benutzerdefinierten Bildschirmen in der gesamten Büroumgebung kann das Zivilstandsamt die Unsicherheit für Besucher verringern und den Transaktionsprozess beschleunigen.

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Mithilfe von Business Intelligence von Qmatic kann das Bundesamt für Justiz und Sicherheit den Besucherstrom mit Echtzeitdaten, Berichten und Erkenntnissen über Wartezeiten und Servicezeiten analysieren, die als wichtige Indikatoren für die Personalplanung und die Optimierung des Betriebs dienen. Ausstattung des Amtes mit den notwendigen Tools für ein reibungsloses Kundenerlebnis.

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Verbesserung der Kundenerfahrung

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