La Oficina de Registro Civil de Suiza recurre a Qmatic para conseguir un flujo de visitantes fluido

La ciudad de Basilea en Suiza, que forma parte del Cantón de Basilea-Ciudad, tiene más de 200 000 habitantes y está clasificada como una de las diez ciudades con mejor calidad de vida del mundo. Si vives en el Cantón de Basilea-Ciudad y estás esperando un hijo o estás a punto de casarte, lo más probable es que visites la Oficina del Registro Civil (Zivilstandsamt) para registrar tu matrimonio o a tu recién nacido.

La Oficina del Registro Civil de Suiza ofrece diversos servicios, pero se encarga principalmente de certificar el nacimiento, el reconocimiento de los niños, las defunciones, el matrimonio y las parejas del mismo sexo. La oficina también proporciona a los visitantes información y emite documentos como, por ejemplo, el certificado de matrimonio o de sociedad civil, el certificado de nacimiento, el certificado de estado civil de soltería, la confirmación del reconocimiento de un niño y otros tipos de documentos de estado civil.

Sin embargo, la tarea más conocida de la Oficina de Registro Civil es el procedimiento de solicitud y el proceso de la ceremonia de la boda civil, el proceso de matrimonio que precede a cada ceremonia de boda. Es un proceso que puede llevar mucho tiempo, ya que requiere una considerable experiencia jurídica, especialmente cuando se trata de matrimonios internacionales.

Para gestionar el elevado número de visitantes y mejorar la experiencia de los ciudadanos en la oficina, el Departamento de Justicia y Seguridad de Basilea-Ciudad se puso en contacto con un socio suizo habitual de Qmatic, Kilchenmann AG, para integrar un nuevo sistema de gestión de colas de Qmatic en su oficina. Dado que la Oficina del Registro Civil se encuentra en el interior de un edificio protegido, un edificio histórico que está bajo protección para garantizar la salvaguarda y conservación del patrimonio cultural, y que carecía de una recepción, se requería una solución única para poner en marcha la tecnología.

La oficina instaló una pantalla táctil de 42 pulgadas que se integró perfectamente con Qmatic Orchestra, junto con una impresora de tickets que se colocó dentro de una estructura de madera hecha a medida en la entrada de la oficina. Mediante la plataforma de gestión del recorrido del cliente de Qmatic, se informa a los visitantes que llegan en cuatro idiomas diferentes, estos pueden elegir el tipo de servicio que desean en la pantalla táctil y luego obtienen un ticket para el servicio seleccionado. Cuando se emite un ticket, se envía una notificación a los funcionarios del departamento correspondiente por SMS o correo electrónico, informándoles de que hay un cliente en espera para ser atendido. El personal puede salir y recibir al visitante o llamarlo a distancia usando la aplicación de personal de Qmatic.

Como la cartelería digital de la oficina está integrada con Qmatic, esta puede llamar a los visitantes por medio de sus pantallas LCD, mostrar los números de los tickets, las direcciones y proporcionar los tiempos de espera estimados para cada servicio. Al comunicarse de manera clara y eficaz con los visitantes y proporcionar mensajes importantes en pantallas personalizadas en todo el entorno de la oficina, la Oficina del Registro Civil puede reducir la incertidumbre de los visitantes y acelerar el proceso de transacción.

Además, con el uso del módulo Business Intelligence de Qmatic, el Departamento de Justicia y Seguridad se puede analizar el flujo de visitantes con datos en tiempo real, informes y perspectivas sobre los tiempos de espera y de servicio que sirven como indicadores importantes en la planificación del personal y optimizar las operaciones. De esta manera se proporciona a la oficina las herramientas necesarias para crear una experiencia del cliente sin fricciones.