Tips voor het plannen van afspraken voor een betere organisatie van de klantenstroom

Tips voor het plannen van afspraken voor een betere organisatie van de klantenstroom

Dixie Thamrin |mei 7 2020 6 min

In de komende weken of maanden worden de lockdown en de restricties versoepeld. Dienstverleners moeten voorbereid zijn om klanten in deze tijden goed te helpen. Aangezien het risico van COVID-19 potentieel nog steeds groot is en er nog steeds enkele restricties gelden, moeten zij voorzichtig blijven bij het heropenen van hun locaties en hun dienstverlening. 

Een van de oplossingen die een grote uitkomst kan zijn, is het gebruik van een  systeem om afspraken te boeken. Met afsprakenbeheer kunnen bedrijven en dienstverleners hun klantenstroom organiseren om klanten pas binnen te laten wanneer zij aan de beurt zijn. Op die manier is de vereiste social distancing gegarandeerd. 

In dit artikel geven we tips voor het plannen van afspraken om de klantenstroom beter te organiseren. Maar laten we het eerst eens hebben over de belangrijkste voordelen van een afsprakensysteem. 

Voordelen van een afsprakensysteem 

Controle op het aantal mensen op locatie en organisatie van de klantenstroom 

Met behulp van oplossingen voor het maken van afspraken kunt u het aantal personen op uw locatie beheersen. Zo kunt u ook de klantenstroom organiseren binnen geregelde periodes voor afspraken. 

U kunt overstappen op een beleid met alleen bezoek op afspraak voor uw bedrijfstak, maar zelfs als u ook spontane bezoekers ontvangt, zal het gebruik van oplossingen voor afspraken het aantal spontane klanten aanzienlijk verminderen. 

Bied klanten meer flexibiliteit, gemoedsrust en een betere klantervaring 

In de huidige situatie met een nog steeds hoog infectierisico zullen klanten hun tijd in publieksruimten waarschijnlijk willen beperken, zodat ze een tijd kunnen kiezen die hen uitkomt om pas kort voor hun afspraak te arriveren, wat extra zekerheid biedt. Op die manier kunnen klanten hun tijd ook beter indelen. Dit alles draagt bij tot een betere klantervaring. 

Verbeterde efficiëntie 

Omdat klanten vooraf een afspraak kunnen maken en de benodigde service kunnen kiezen, wordt het veel eenvoudiger om de nodige bedrijfsmiddelen te plannen, de vereiste services af te stemmen op het beschikbare personeel en personeel in het algemeen efficiënter in te zetten. 

Lagere belasting van de medewerkers 

Geplande afspraken geven dienstverleners de mogelijkheid om de klantenstroom te organiseren en leveren ook een overzicht van de benodigde diensten in de komende dagen. Met deze informatie en van tevoren geplande indeling van bedrijfsmiddelen kunnen medewerkers beter worden voorbereid, wat voor minder stress zal zorgen. 

Tips voor het maken van afspraken: hoe u afspraken kunt organiseren om de klantenstroom te verbeteren 

integreer uw oplossingen voor een probleemloze organisatie van de klantenstromen 

Afspraken maken is slechts een deel van de oplossing. Om de klantenstroom probleemloos te organiseren, moeten dienstverleners ook solide wachtrij-oplossingen aanbieden die het inchecken, het helpen van de klant en organisatie van de stroom mogelijk maken. Oplossingen voor afspraken moeten goed geïntegreerd zijn in zulke andere systemen om klanten efficiënt te kunnen opvangen. 

Segmenteer klanten voor hun aankomst 

Als u verschillende diensten per afdeling aanbiedt, kunt u klanten segmenteren op basis van de benodigde service. Laat klanten, indien mogelijk, de service die nodig is al bij de boeking aangeven, zodat u een overzicht krijgt van de vereiste diensten op een bepaald moment, en uw medewerkers dienovereenkomstig kunt indelen. 

Houd klanten altijd op de hoogte 

Het is belangrijk om klanten gedurende het hele traject op de hoogte te houden, vanaf het moment dat ze hun afspraak plannen, tot aan het moment van dienstverlening. Verstuur boekingsbevestigingen, herinneringen of eventuele updates met betrekking tot wijzigingen of annuleringen van de service. 

Zorg ervoor dat het voor klanten gemakkelijk en handig is 

Zorg er met tijdige updates voor dat klanten hun hele traject probleemloos kunnen afhandelen. Zo kunt u bijvoorbeeld een herinnering sturen met een link voor het inchecken om hun plaats in de virtuele wachtrij zeker te stellen, tijd te besparen en de efficiëntie te verbeteren. 

Dit zijn maar een paar tips voor het plannen van afspraken voor een betere organisatie van de klantenstroom. Meer informatie vindt u in de gids voor afsprakenbeheer, die u kunt downloaden. 


Download de gids voor afsprakenbeheer 

This article was originally written in English and has been translated into Dutch.

 

Blijf op de hoogte

Blijf op de hoogte van gedachten, feiten en kennis!

Inschrijven