Conseils pour la planification des rendez-vous et une gestion optimisée du flux de clients

Dans les semaines et mois à venir, de nombreux pays s’apprêtent à assouplir leurs mesures de confinement et autres restrictions sanitaires. Les prestataires de services vont devoir se préparer à accueillir les clients dans ce contexte particulier. Le risque lié à la COVID-19 restant potentiellement élevé, certaines restrictions seront maintenues et la prudence devra continuer à être de mise à la réouverture.

Un système de prise de rendez-vous peut aider les entreprises et les prestataires de services à faire face à cette situation inédite. Ce genre de système leur permet en effet de gérer le flux de clients et de faire entrer ces derniers dans leurs locaux juste avant l’heure du rendez-vous. Un moyen efficace de faire respecter les consignes de distanciation sociale.

Dans cet article, vous découvrirez quelques conseils en matière de planification des rendez-vous pour améliorer la gestion de votre flux de clients. Mais parlons tout d’abord des principaux avantages liés à un système de prise de rendez-vous.

Avantages d’un système de prise de rendez-vous

Contrôler le nombre de personnes présentes sur place et gérer le flux de clients

En utilisant des solutions de prise de rendez-vous, vous contrôlez le nombre de personnes présentes dans vos locaux. Vous gérez ainsi votre flux de clients avec les créneaux horaires que vous décidez d’ouvrir.

Vous pouvez instaurer un système uniquement sur rendez-vous, mais même si vous décidez d’autoriser les visites spontanées, vous pouvez réduire considérablement leur nombre grâce à votre solution de gestion des rendez-vous.

Offrir plus de flexibilité et de tranquillité d’esprit au client et améliorer l’expérience client

Dans la situation actuelle, le risque de contamination restant élevé, les clients ont tendance à rester moins longtemps dans les espaces publics. Pour qu’ils aient l’esprit plus tranquille, permettez-leur de choisir l’horaire qui leur convient le mieux et d’arriver juste avant leur rendez-vous. Les clients peuvent ainsi organiser plus facilement leur journée, ce qui contribue à améliorer leur expérience.

Efficacité améliorée

Puisque les clients peuvent réserver un rendez-vous et choisir le service souhaité, vous pouvez planifier plus facilement l’affectation des ressources en fonction des services demandés par les clients et, de manière générale, déployer plus efficacement le personnel.

Moins de pression sur le personnel

Un système sur rendez-vous permet aux prestataires de services de gérer leur flux de clients, mais aussi de savoir quels services seront les plus sollicités dans les jours à venir. Des informations qui permettent d’optimiser l’affectation des ressources, pour un personnel mieux préparé et moins stressé.

Conseils pour la planification des rendez-vous : comment gérer les rendez-vous pour optimiser le flux de clients ?

Intégrez vos solutions pour une gestion efficace du flux de clients

La prise de rendez-vous ne représente qu’une partie de la solution. Pour gérer facilement le flux de clients, il convient également de se doter d’une solution de files d’attente fiable qui couvre l’ensemble du parcours client, de l’arrivée à l’obtention du service. La solution de prise de rendez-vous doit ainsi être parfaitement intégrée à ces autres systèmes pour un accueil efficace des clients.

Répartissez les clients avant leur arrivée

Si vous proposez différents types de services, vous pouvez répartir les clients en fonction du/des service(s) dont ils ont besoin. Autant que possible, invitez les clients à indiquer le service souhaité lors de la prise de rendez-vous. Vous obtiendrez ainsi une vue d’ensemble des services les plus demandés sur un créneau horaire donné et pourrez planifier votre personnel en conséquence.

Tenez vos clients informés

Il est essentiel de tenir les clients informés tout au long de leur parcours, du moment où ils prennent rendez-vous à l’obtention du service. Envoyez des confirmations, des rappels et tout changement ou toute annulation en lien avec leur rendez-vous.

Facilitez la vie de vos clients

Outre l’envoi d’informations en temps et en heure, veillez à ce que vos clients puissent effectuer facilement l’ensemble du parcours. Pour gagner du temps et améliorer votre efficacité, vous pouvez par exemple envoyer un rappel contenant un lien pour que le client puisse s’enregistrer et obtenir une place dans la file d’attente virtuelle.

Ce ne sont là que quelques conseils en matière de planification des rendez-vous pour améliorer la gestion de votre flux de clients. Si vous souhaitez en savoir plus, téléchargez notre guide relatif à la planification des rendez-vous.

Cet article a été écrit à l'origine en anglais et a été traduit en français.