Lorsque la ville belge de Ninove a mis en place un centre temporaire pour vacciner ses citoyens contre la COVID-19, elle a choisi Qmatic pour minimiser les temps d’attente tout en favorisant la distanciation sociale pour tous les visiteurs.
Un lieu inhabituel
Depuis que le centre de vaccination a été mis en place sur un site construit à d’autres fins, des problèmes sont apparus concernant l’arrivée, l’attente et la file d’attente des personnes venant se faire vacciner. Les organisateurs avaient besoin d’un moyen de réguler correctement le flux de personnes à travers un système de billetterie. Une fois les visiteurs enregistrés à la réception, ils doivent attendre dans une zone d’attente commune jusqu’à être appelés dans l’une des cabines de vaccination disponibles où ont lieu une brève enquête médicale ainsi que la vaccination elle-même. Il est important de bien les rediriger vers la prochaine cabine disponible après que leur numéro de ticket a été appelé.
« En tant qu'autorité locale, nous nous engageons à fournir divers services publics à nos citoyens », a déclaré Bjorn Hemmeryckx, responsable informatique du centre. « Ces services doivent être mis à disposition de la manière la plus fluide possible. »
La solution
La ville disposait déjà de la solution Orchestra 6 de Qmatic dans sa mairie, où les tickets pour les services de l’état civil sont distribués via une imprimante de tickets et les appels apparaissent sur un écran de télévision via un hub média Qmatic. En raison de la crise sanitaire, le service aux citoyens se fait désormais principalement sur rendez-vous, et après quelques ajustements, la ville a facilement pu utiliser son système actuel pour le centre de vaccination.
La gestion du parcours d’Orchestra associée à deux bornes libre-service Intro 5+ simplifie le parcours client et l’arrivée pour les habitants de Ninove, tout en garantissant des visites sûres et efficaces pour les visiteurs et le personnel du centre de vaccination. L’imprimante de tickets et le hub média ont été déplacés et connectés à un réseau local et après avoir reconfiguré la solution avec l’aide de Qmatic, la solution a été lancée dans le centre de vaccination.
« Pour la reconfiguration du système, j’ai pu faire facilement appel à Qmatic », a déclaré Bjorn Hemmeryckx. « Une fois la configuration maîtrisée, je peux apporter moi-même des modifications au système via le site web d’Orchestra. »
La bonne file : important et facile
Un système de billetterie était indispensable pour contrôler le flux de personnes et les diriger vers les différentes salles de vaccination. À la réception, les visiteurs peuvent choisir la bonne file d’attente pour se faire vacciner à l’aide des cinq boutons disponibles sur l’imprimante de tickets. Les options à code couleur et les deux grands téléviseurs connectés à une plateforme multimédia Qmatic rendent le processus transparent et facile pour le personnel comme pour les visiteurs.
Les couleurs font référence aux différentes marques de vaccins contre la COVID-19 distribués aux citoyens en fonction de leur âge et parfois de conditions médicales sous-jacentes. Il est important que tout le monde reçoive le bon vaccin et que la deuxième dose soit bien du même type que la première.
Les membres du personnel médical effectuant les vaccinations peuvent se connecter au site web d’Orchestra depuis leur poste de vaccination et se mettre dans la bonne file pour la vaccination. Ils peuvent ensuite facilement appeler la personne suivante pour sa vaccination.
