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La città di Ninove utilizza Qmatic per somministrare i vaccini in modo sicuro

Quando la città belga di Ninove doveva allestire un centro temporaneo per la somministrazione dei vaccini anti COVID-19 ai suoi cittadini, ha scelto Qmatic per aiutarli a ridurre al minimo i tempi di attesa, pur consentendo il distanziamento sociale per tutti i visitatori. 

Una location insolita

Dal momento che il centro vaccinazioni è stato allestito in un luogo destinato ad altri scopi, si sono verificati problemi riguardanti l'arrivo, l'attesa e la coda dei cittadini. Gli organizzatori avevano bisogno di un modo adeguato per regolare il flusso dei cittadini attraverso un sistema di ticketing. Dopo che i visitatori hanno effettuato il check-in all'accettazione, devono attendere in un'area comune fino a quando non vengono chiamati in uno degli stand per le vaccinazioni disponibili, dove si svolge una breve indagine medica e la vaccinazione stessa. È importante che i cittadini siano indirizzati correttamente al prossimo stand disponibile dopo che il loro numero del ticket è stato chiamato.

“In quanto amministrazione locale, ci impegniamo a fornire vari servizi pubblici ai nostri cittadini”, ha dichiarato Bjorn Hemmeryckx, responsabile IT presso il centro. “Questi servizi devono essere resi disponibili nel modo più agevole possibile”.

La soluzione

La città aveva già una soluzione Orchestra 6 di Qmatic nel suo municipio, dove i ticket per i servizi all'interno del Registro dello stato civile vengono distribuiti tramite un'apposita stampante e le chiamate appaiono su uno schermo televisivo tramite un hub multimediale Qmatic. A causa della crisi legata alla COVID-19, il servizio ai cittadini viene ora svolto principalmente su appuntamento e, dopo alcuni aggiustamenti, hanno potuto facilmente utilizzare il loro attuale sistema per il centro vaccinazioni.

La gestione del customer journey di Orchestra unita a due totem self-service Intro 5 + semplifica il customer journey e l'arrivo dei cittadini di Ninove e rende le visite sicure ed efficienti sia per i visitatori sia per il personale del centro vaccinazioni. La stampante di ticket e l'hub multimediale sono stati spostati e collegati a una rete locale e, dopo aver riconfigurato la soluzione con un piccolo aiuto da parte di Qmatic, è stata avviata nel centro vaccinazioni.

“Per la riconfigurazione del sistema, sono riuscito ricorrere a Qmatic facilmente”, ha dichiarato Bjorn Hemmeryckx. “Una volta gestita la configurazione, posso facilmente apportare modifiche al sistema da solo tramite il sito web di Orchestra”.

La corsia giusta: importante e facile

Un sistema di ticketing era indispensabile per controllare il flusso dei cittadini e l'assegnazione alle varie sale di vaccinazione. All'accettazione, i visitatori stessi scelgono la coda corretta tramite i cinque pulsanti disponibili sulla stampante di ticket. Le opzioni con codifica a colori e due grandi televisori collegati a un hub multimediale Qmatic rendono il processo trasparente e facile sia per il personale sia per i visitatori.

I colori si riferiscono alle diverse marche di vaccini anti COVID-19 che vengono somministrati ai cittadini a seconda della loro età e, talvolta, delle condizioni mediche. È importante che tutti ricevano il vaccino giusto e, naturalmente, lo stesso tipo al momento del richiamo.

Il personale medico che esegue le vaccinazioni si collega al sito web di Orchestra dallo stand per le vaccinazioni e si inserisce nella coda corretta. In seguito, può chiamare il cittadino successivo per la vaccinazione.

“Insieme al segnale acustico e alla chiara indicazione del numero e della stanza, questa è una soluzione perfetta per il nostro centro”

Tom Ooms, Center Manager, Stad Ninove Vaccination Center