L’hôpital Groene Hart tire parti de Qmatic pour une expérience patient plus sûre

Groene Hart Ziekenhus (GHZ) est un hôpital général moderne, flexible et progressif situé dans la ville néerlandaise de Gouda. Il a pour mission d’être l’hôpital des résidents et des professionnels de santé de la région Groene Hart. Réputé pour fournir des soins médicaux spécialisés de pointe et facilement accessibles sur ses quatre sites différents que sont Gouda, Bodegraven, Schoonhoven et Zuidplas, GHZ vise à fournir des soins centrés sur le patient avec une approche patient-partenaire.

L’hôpital compte quelque 350 lits, emploie 178 spécialistes médicaux et 2 000 professionnels de santé et effectue plus de 317 000 visites polycliniques par an. En 2012, GHZ a été le premier hôpital des Pays-Bas à être certifié conforme aux normes ISO 9001 et NTA 8809 pour les systèmes de gestion de la qualité et de la sécurité.

Adaptation à la « nouvelle normalité »

Aux débuts de la pandémie de COVID-19, qui a créé la pire crise sanitaire mondiale de notre époque, l’hôpital a été, comme tous les systèmes de soins de santé, confronté à une situation sans précédent pour traiter les patients en toute sécurité. Les mesures préventives prises par GHZ pour empêcher la propagation du coronavirus comprenaient l’obligation de porter un masque, la limitation du nombre de personnes dans les salles d’attente, l’ajustement des heures d’ouverture et même la fermeture de certaines de ses cliniques de collecte de sang afin de garantir un environnement plus sûr pour le personnel et les patients.

Transformation numérique pour des soins optimaux

Pour réduire davantage la pression exercée sur les soins qu'il fournit, GHZ a également pris des mesures pour répondre à la nouvelle normalité en explorant de nouvelles façons de repenser numériquement ses pratiques afin de continuer à fournir des soins optimaux à ses patients. Pour y parvenir de manière sûre et responsable tout en respectant les directives et les réglementations en matière de distanciation sociale, l’hôpital avait besoin d’une solution qui limitait le nombre de personnes à l’intérieur et à l’extérieur de l’hôpital. Le tout en garantissant un parcours patient rationalisé, optimisé et sans contact.

La clinique de prélèvement sanguin de GHZ, qui est l’une des zones les plus fréquentées de l’hôpital avec des centaines de consultations externes chaque semaine pour des prélèvements sanguins, a été parmi les services les plus favorables à une transformation numérique consécutivement à l’impact de la COVID-19. C'était donc un choix approprié pour la mise en œuvre de la fonctionnalité de planification des rendez-vous pour les patients et le personnel.

Plateforme évolutive et flexible

En tant que client à long terme de Qmatic, GHZ utilisait déjà Qmatic Orchestra, la plateforme de gestion du parcours du patient. L’hôpital a donc décidé d’étendre sa solution avec des fonctionnalités supplémentaires pour la prise de rendez-vous en ligne. En offrant à ses patients la possibilité de réserver en ligne, la clinique de prélèvement sanguin a pu proposer davantage de solutions aux patients qui hésitaient à se rendre à l’hôpital pendant la pandémie et a amélioré leur expérience avant, pendant et après leur rendez-vous.

Présentation de la prise de rendez-vous en ligne

La mise en œuvre de la solution de prise de rendez-vous en ligne Qwebbook de Qmatic a permis à la clinique de prélèvement sanguin d’équilibrer uniformément son flux de patients tout au long de la journée en permettant aux patients de prendre rendez-vous directement depuis son site web. Grâce à cette solution, les patients n’ont plus besoin de se rassembler dans une salle d’attente traditionnelle pour leurs prélèvements et il est plus facile pour la direction de planifier la charge de travail à l’avance et d’orienter les rendez-vous vers des heures moins chargées. Cela permet à GHZ d’ajuster facilement le nombre de personnes pouvant prendre rendez-vous à certaines heures de la journée afin de mieux contrôler le flux de patients, d’éliminer les foules et de réduire les temps de visite.

« Les pics d’affluence sont répartis de manière plus homogène tout au long de la journée. Cela s’explique par le fait que la moitié de nos visites se font désormais sur rendez-vous et que les patients qui n’ont pas pris rendez-vous sont de plus en plus encouragés à le faire », déclare Wout van der Brom, responsable de la clinique de prélèvement sanguin au Groene Hart Ziekenhuis. « Nous obtenons quotidiennement des statistiques de la Business Intelligence de Qmatic pour savoir si les ajustements ont un impact direct sur notre pratique. »

Prise de rendez-vous avec enregistrement sans contact

Une fois le rendez-vous pris, une confirmation et des rappels automatisés sont envoyés par e-mail et SMS avant le rendez-vous. La confirmation comprend des informations utiles sur les prochains rendez-vous de laboratoire du patient ainsi qu’un code QR.

Avant les consultations en personne à la clinique, l’hôpital passe en revue les patients en leur soumettant une enquête numérique pour identifier les symptômes potentiels de COVID-19. À l'arrivée du patient, la solution de prise de rendez-vous est mise à profit pour permettre un processus d’enregistrement sans contact en scannant le code QR à la borne libre-service de Qmatic située à l’entrée, éliminant la nécessité pour les patients de se rassembler dans une salle d’attente traditionnelle.

Grâce à l’enregistrement automatique sans contact via le lecteur de codes-barres Intro 17 de Qmatic, vous obtenez des informations patient améliorées avant les rendez-vous et pouvez fournir des instructions en temps réel aux patients dans un environnement en état de flux constant. L’hôpital peut offrir une expérience centrée sur le patient qui s’aligne sur la mission de GHZ consistant à adopter une approche patient-partenaire et à améliorer les taux de non-présentation et la satisfaction des patients.

Actuellement, l’hôpital a tiré parti de la réservation en ligne pour deux de ses cliniques de prélèvement sanguin tout en laissant la possibilité de venir sans rendez-vous. Son but est d’étendre ses rendez-vous à d’autres cliniques de prélèvement sanguin dans un avenir proche. « Étant donné que plus le nombre de rendez-vous est élevé, plus le flux de patients est réparti sur la journée, notre objectif est d’encourager de plus en plus les patients à venir sur rendez-vous », conclut van der Brom.