Il Groene Hart Hospital si affida a Qmatic per un'esperienza del paziente più sicura

Il Groene Hart Ziekenhus (GHZ) è un ospedale generico moderno, flessibile e progressista situato nella città olandese di Gouda, con la missione di essere l'ospedale per i cittadini e i professionisti sanitari nella regione di Groene Hart. Il GHZ è noto per fornire cure mediche specialistiche facilmente accessibili e all'avanguardia nelle sue quattro diverse sedi, Gouda, Bodegraven, Schoonhoven e Zuidplas, e mira a fornire un'assistenza incentrata su un approccio che considera il paziente come partner.

L'ospedale dispone di circa 350 letti, impiega 178 medici specialisti e 2.000 operatori sanitari, oltre a ricevere ogni anno oltre 317.000 visite poliambulatoriali. Nel 2012, il GHZ è stato il primo ospedale nei Paesi Bassi a ottenere la certificazione ISO 9001 e NTA 8809 per i sistemi di gestione della qualità e della sicurezza.

Adattamento alla nuova normalità

Con l'emergere della pandemia di Covid-19, che ha causato la peggiore crisi sanitaria globale del nostro tempo, l'ospedale, come tutti i sistemi sanitari, si è trovato a dover affrontare una situazione senza precedenti nella gestione sicura dei pazienti. Le misure preventive adottate da GHZ per prevenire la diffusione del Coronavirus includevano l'obbligo di indossare mascherine protettive, la limitazione del numero di persone nelle sale d'attesa, orari di apertura modificati e persino la chiusura di alcuni dei suoi laboratori per il prelievo di sangue, al fine di garantire un ambiente più sicuro per pazienti e personale.

Trasformazione digitale per un'assistenza ottimale

Per ridurre ulteriormente la pressione sul settore sanitario, il GHZ si è anche attivato per rispondere alla nuova normalità, esplorando nuove modalità per riprogettare digitalmente le sue attività e continuare a fornire un'assistenza ottimale ai propri pazienti. Per farlo in modo sicuro e responsabile, nel rispetto delle linee guida e dei regolamenti in materia di distanziamento sociale, l'ospedale aveva bisogno di una soluzione che limitasse la quantità di persone all'interno e all'esterno dell'ospedale, garantendo un patient journey semplificato, ottimizzato e senza contatto.

Una delle unità ospedaliere più favorevole a una trasformazione digitale a causa dell'impatto della Covid-19 è stato il laboratorio di prelievo del sangue di GHZ, una delle aree più frequentate dell'ospedale, con centinaia di visite ambulatoriali ogni settimana per i prelievi di sangue. Questo ha reso il laboratorio la scelta ideale per implementare la funzionalità di programmazione degli appuntamenti per pazienti e personale.

Piattaforma scalabile e flessibile

In qualità di cliente a lungo termine di Qmatic, il GHZ utilizzava già la piattaforma di gestione del patient journey di Qmatic, Qmatic Orchestra, quando l'ospedale ha deciso di ampliare la propria soluzione aggiungendo funzionalità per la prenotazione online degli appuntamenti. Aggiungendo funzionalità di prenotazione online per i suoi pazienti, il laboratorio di prelievo del sangue potrebbe ora fornire più alternative per i pazienti che erano riluttanti a recarsi presso gli ospedali durante la pandemia e migliorare l'esperienza del paziente prima, durante e dopo gli appuntamenti.

Presentazione della prenotazione degli appuntamenti online

L'implementazione della soluzione per la prenotazione degli appuntamenti online Qwebbook di Qmatic ha permesso al laboratorio di prelievo del sangue di bilanciare uniformemente il flusso paziente durante la giornata, consentendo ai pazienti stessi di prenotare un appuntamento direttamente dal proprio sito web. La soluzione ha eliminato la necessità per i pazienti di radunarsi in una sala d'attesa tradizionale per lasciare i campioni e rende più facile per la gestione pianificare il carico di lavoro in anticipo e indirizzare gli appuntamenti verso gli orari meno frequentati. Per il GHZ è agevole regolare il numero di persone che possono prenotare un appuntamento in determinate ore della giornata per controllare meglio il flusso paziente, eliminare gli assembramenti e ridurre i tempi di visita.

“Il pubblico delle ore di punta è distribuito in modo più uniforme nel corso della giornata. Questo perché la metà delle nostre visite ora viene effettuata su appuntamento e i pazienti che non l'hanno fissato sono sempre più incoraggiati a provare anche questo”, afferma Wout van der Brom, Responsabile del laboratorio di prelievo del sangue presso il Groene Hart Ziekenhuis. “Ogni giorno riceviamo statistiche da parte della business intelligence di Qmatic per verificare se gli adeguamenti influiscono direttamente sulla nostra attività”.

Prenotazione degli appuntamenti con check-in senza contatto

Dopo aver prenotato correttamente un appuntamento, le conferme e i promemoria automatici vengono inviati tramite e-mail e SMS prima dell'appuntamento. La conferma include informazioni utili sui prossimi appuntamenti di laboratorio dei pazienti insieme a un codice QR.

Prima degli appuntamenti di persona presso il laboratorio, l'ospedale esamina i pazienti mediante un sondaggio digitale per identificare possibili sintomi da COVID-19. Una volta che il paziente arriva all'appuntamento, la soluzione per la prenotazione degli appuntamenti viene utilizzata per consentire un processo di check-in senza contatto scansionando il codice QR presso il totem self-service di Qmatic situato all'ingresso, eliminando la necessità per i pazienti di radunarsi in una sala d'attesa tradizionale.

Grazie al check-in senza contatto tramite lo scanner per codici a barre Intro 17 di Qmatic, a una migliore informazione sui pazienti prima degli appuntamenti e alla capacità di fornire istruzioni in tempo reale ai pazienti in un ambiente in costante stato di cambiamento, l'ospedale può garantire un'esperienza incentrata sul paziente, in linea con la missione del GHZ di adottare un approccio che consideri il paziente come “partner” e migliorare così i tassi di no-show e la soddisfazione del paziente.

Attualmente, l'ospedale ha utilizzato la prenotazione online per due dei suoi laboratori di prelievo del sangue insieme alle opzioni senza appuntamento, con l'intenzione di espandere gli appuntamenti a più laboratori nel prossimo futuro. “Più appuntamenti vengono fissati, maggiore è la distribuzione dei pazienti nel corso della giornata. Il nostro obiettivo è incoraggiare sempre più i pazienti a presentarsi su appuntamento”, conclude van der Brom.