Wie die Social Distancing bei der Wiedereröffnung von Behörden aufrechterhalten werden kann

Anna Oom |Mai 21 2020 | 6 min

Behörden auf der ganzen Welt öffnen wieder. Die Anforderungen an ihre Dienste sind größer denn je. Hier werde ich Ihnen berichten, wie Behörden, Rathäuser und andere Ämter des öffentlichen Dienstes die Einhaltung von Vorschriften und Einschränkungen in Bezug auf die Covid-19-Pandemie sicherstellen und dennoch wieder Dienstleistungen für ihre Bürger erbringen können.

Eine der wichtigsten Maßnahmen zur Schaffung eines sicheren Umfelds für Besucher und Personal ist die Gewährleistung Social Distancing oder physischer Distanzierung, wie sie auch genannt wird. Bei einem aufgestauten Bedarf an Dienstleistungen besteht ein hohes Risiko, dass die Wartebereiche bei der Wiedereröffnung von Unternehmen überfüllt sind. Es gibt jedoch durchdachte Vorgehensweisen für den Umgang mit dieser Situation. Ich werde meine besten Tipps für ein intelligenteres und sichereres Warteschlangenmanagement mitteilen.

Wartebereiche mit Online-Terminplanung freihalten

Durch die Implementierung eines Online-Terminplanungssystems können Behörden Menschenmengen in den Wartebereichen und außerhalb ihrer Einrichtungen vermeiden, da Besucher ihre Termine im Voraus buchen. Die Anzahl der verfügbaren Termine kann sich nach der Verfügbarkeit der Mitarbeiter und den örtlichen Vorschriften darüber richten, wie viele Personen sich gleichzeitig in einem sozialen Umfeld aufhalten dürfen. Mit der Möglichkeit, Termine telefonisch in dasselbe Terminvereinbarungssystem zu buchen, können auch Bürger ohne Internetzugang einbezogen werden.

Sicherere Ankunft durch kontaktlosen Check-in bei Terminen 

Um sicherzustellen, dass der Kundenfluss so kontaktlos wie möglich abläuft, sollten Sie ein Terminvereinbarungssystem wählen, das auch mit einer Check-in-Funktion integriert werden kann. Wenn der Kunde ankommt, muss er keinen Schalter mehr aufsuchen, um manuell einzuchecken. Mit einer SMS-Erinnerung, die direkt mit einer Check-in-Funktion verknüpft ist, kann der Kunde seine Ankunft über diesen Link ankündigen, sobald er außerhalb der Räumlichkeiten ankommt.

Die Mitarbeiter nutzen eine App für das Warteschlangenmanagement. Durch eine Verbindung zwischen den beiden erreichen die Benachrichtigungen über Ankünfte die Mitarbeiter direkt, zusammen mit Informationen darüber, wer der Besucher ist und anderen Details zum Termin. Mit dieser nahtlosen Verbindung zwischen Termin und Ankunft ist die Sicherheit für Bürger und Mitarbeiter während der gesamten Dienstleistung gewährleistet.

Sicher bleiben und verbessern – Feedback einholen

Waren die Sauberkeit und Hygiene während des Besuches ausreichend? Fühlte sich der Besucher während der Bedienung wohl? Antworten auf diese Fragen können bei der Verbesserung der Kundenerfahrung eine große Hilfe sein. Investieren Sie in ein System, das SMS-Feedback ermöglicht, welches direkt mit der Reise dieses einzelnen Besuchers verbunden ist. So können Sie sich für das nächste Mal verbessern.

Sicheres Warten mit virtuellem Schlangestehen

Einige Dienstleistungen erfordern die Möglichkeit, Laufkundschaft zu akzeptieren. Kombinieren Sie Ihre Lösung für Terminplanung und Check-in mit einer virtuellen Warteschlangenlösung, die mobile Tickets ausstellen kann. Anstatt Besucher direkt in den Wartebereich zu lassen, bringen Sie einen QR-Code an der Eingangstür an, den die Besucher scannen, um sich anzustellen. Mit einem mobilen Ticket in ihrem Telefon können Besucher sicher irgendwo außerhalb der Räumlichkeiten warten, bis sie für die gewünschte Dienstleistung aufgerufen werden. Durch das Warten aus der Ferne kann die Anzahl der Personen in den Räumlichkeiten kontrolliert und eine physische Distanzierung gewährleistet werden.

Die Mitarbeiter schützen und ihnen die Kontrolle über die Situation geben 

Die Anzahl der Wartenden kann durch eine Überwachung des Wartebereichs nicht gesehen werden. Daher ist es wichtig, in ein virtuelles Warteschlangensystem zu investieren, das den Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, die virtuelle Warteschlange über eine Softwareoberfläche zu verfolgen. Diese Software sollte es den Mitarbeitern auch ermöglichen, den nächsten Besucher aufzurufen und die Besucher auf andere Dienstleistungen zu verteilen, falls zum Beispiel jemand die falsche ausgewählt hat. Es ist auch von Vorteil, wenn Mitarbeiter für Bürger ohne Smartphone SMS-Tickets ausstellen können.

Vernetzte Lösungen für Terminplanung und virtuelle Warteschlangen

Mit einer Terminvereinbarungslösung und einem integrierten sicheren Warteschlangensystem können Behörden sicherstellen, dass sie ihre Dienstleistungen auf sichere Weise anbieten und die örtlichen Vorschriften einhalten. Es kann jedoch eine Herausforderung sein, die beste nahtlose Softwarelösung zu finden, die allen Anforderungen während der Kundenreise gerecht wird. Der folgende Leitfaden soll Einblicke geben, wie Terminverwaltungslösungen für sicherere Warteschlangen bei Wiedereröffnung genutzt werden können.

Qmatic verfügt über langjährige Erfahrung und großes Fachwissen im Bereich der Software für Warteschlangenmanagement, Terminvereinbarungssysteme und andere Lösungen für einen guten Kundenfluss. Wenn Sie sich mit uns in Verbindung setzen möchten, um zu besprechen, wie Ihre Organisation von einer Terminvereinbarungslösung oder einem Warteschlangenmanagementsystem profitieren kann, wenden Sie sich direkt an uns.