Respecter la distanciation sociale à la réouverture des administrations publiques

Respecter la distanciation sociale à la réouverture des administrations publiques

Anna Oom |mai 21 2020 7 min

Dans le monde entier, les administrations publiques rouvrent progressivement et font face à une hausse sans précédent des demandes. Dans cet article, découvrez comment les administrations publiques, les mairies et autres services publics peuvent respecter les règles et restrictions instaurées en raison de la pandémie de COVID-19 tout en proposant à nouveau leurs services aux citoyens.

Respecter les consignes de distanciation sociale, ou de distanciation physique, est le meilleur moyen d’offrir un environnement sûr aux visiteurs et au personnel. La demande ayant été mise en pause pendant un moment, les administrations publiques risquent de voir leur fréquentation augmenter considérablement à leur réouverture. Il existe cependant des moyens pour parvenir à gérer la situation. Voici quelques conseils pour une gestion des files d’attente plus intelligente et plus sûre.

Désengorger les zones d’attente avec un système de prise de rendez-vous en ligne

En mettant en place un système de planification des rendez-vous en ligne, les administrations publiques peuvent éviter les foules dans leurs zones d’attente et à l’extérieur de leurs locaux puisque les visiteurs réservent un créneau horaire. Le nombre de rendez-vous disponibles peut ainsi être adapté en fonction des disponibilités du personnel et des dispositions locales quant au nombre de personnes autorisées au même endroit et au même moment. Il est possible d’associer un système de prise de rendez-vous en ligne à un standard téléphonique pour les citoyens qui n’ont pas accès à une connexion Internet.

Enregistrement sans contact pour une arrivée plus sûre 

Pour réduire le plus possible les points de contact tout au long du parcours du citoyen, le système de prise de rendez-vous peut également comporter une fonction d’accueil virtuel, pour que le visiteur puisse procéder lui-même à son enregistrement, sans avoir à utiliser une borne. Grâce à un rappel envoyé sous la forme d’un SMS et contenant un lien d’enregistrement, le visiteur signale son arrivée à l’extérieur du bâtiment.

Le personnel est informé directement de son arrivée via une application de gestion des files d’attente. Il accède également à la fiche du visiteur et à d’autres détails concernant le rendez-vous. Ce système – qui fait efficacement le lien entre la prise de rendez-vous et l’arrivée sur place – permet de délivrer des services tout en minimisant les risques pour les citoyens et le personnel administratif.

Minimisez les risques et améliorez la qualité de vos services en interrogeant vos visiteurs

Avez-vous trouvé le niveau de propreté et d’hygiène suffisant ? Vous êtes-vous senti mal à l’aise pendant votre visite ? Obtenir des réponses à ces questions peut contribuer à améliorer l’expérience visiteur. Investissez dans un système qui permet d’envoyer au citoyen un SMS contenant un lien vers un questionnaire de satisfaction en vue d’améliorer la qualité des services proposés.

Sécurisez l’attente avec une solution de files d’attente virtuelles

Pour certains services, il est inévitable de faire entrer les visiteurs. Associez un système de planification des rendez-vous avec auto-enregistrement à une solution de gestion des files d’attente virtuelles qui délivre aux visiteurs des tickets mobiles. Plutôt que de les laisser attendre directement dans un espace dédié, affichez un code QR sur la porte d’entrée afin qu’ils puissent accéder à une file d’attente virtuelle. Une fois le ticket mobile reçu sur leur téléphone portable, les visiteurs peuvent attendre à l’extérieur du bâtiment. Cette attente à distance permet de réduire le nombre de personnes présentes à l’intérieur, ce qui facilite la distanciation sociale.

Protégez le personnel en lui permettant de contrôler la file d’attente 

Puisque les visiteurs n’attendent pas dans une zone dédiée, il est essentiel d’investir dans un système de files d’attente virtuelles qui permet au personnel de connaître le nombre de personnes en attente via une interface logicielle. Le personnel peut aussi utiliser ce logiciel pour appeler les visiteurs et les affecter à d’autres services, dans le cas où ils se soient trompés de service à la prise de rendez-vous. Grâce à ce logiciel, le personnel peut également envoyer des tickets par SMS aux citoyens ne possédant pas de smartphone.

Un système de prise de rendez-vous intégré à des solutions de files d’attente virtuelles

Avec une solution de prise de rendez-vous et un système de files d’attente sûr et intégré, les administrations publiques peuvent délivrer leurs services tout en respectant les dispositions locales. Trouver le logiciel le plus adapté en couvrant l’ensemble du parcours citoyen peut cependant relever du casse-tête. Vous trouverez, dans le guide ci-dessous, des conseils sur la manière d’utiliser des solutions de gestion des rendez-vous pour sécuriser vos files d’attente à la réouverture.

Télécharger le guide relatif à la gestion des rendez-vous

Qmatic possède une longue expérience et une vaste expertise dans le domaine des logiciels de gestion des files d’attente, des systèmes de prise de rendez-vous et autres solutions pour optimiser le flux de clients. N’hésitez pas à nous contacter directement pour savoir comment votre service peut tirer avantage d’une solution de prise de rendez-vous ou d’un système de gestion des files d’attente.

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Cet article a été écrit à l'origine en anglais et a été traduit en français.

Anna Oom

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Global Content Marketing Manager.

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