Terminplaner online: Was, wie und warum

Terminplaner online: Was, wie und warum

Dixie Thamrin |Juni 4 2020 11 min

Da wir in eine neue Phase der COVID-19-Pandemie eintreten, bereiten sich Unternehmen und Dienstleistungsanbieter auf eine Wiedereröffnung vor, sobald die Beschränkungen gelockert werden. Wenn es an der Zeit ist, wieder zu öffnen, besteht eine gute Chance, dass der Kundenstrom zunimmt, da deren Wünsche schon seit einiger Zeit auf Eis liegen. Derweil besteht nach wie vor die dringende Notwendigkeit, Social Distancing und hohe Sicherheitsstandards aufrechtzuerhalten, da das Risiko der Virusverbreitung nach wie vor hoch ist. Dies ist eine Herausforderung, die Vorausplanung und große Anpassungen erfordert. Wie können sich Dienstleistungsanbieter und Unternehmen mit einer Terminvergabe online an diese neue Normalität anpassen?

Eine der Lösungen ist der Einsatz eines Terminplaners online, um das Erlebnis des Kunden in Ihrem Unternehmen, in Ihrer Praxis oder Ihrer Institution zu verwalten und die Kontrolle über den Besucherstrom zu behalten. Was ist das, und wie funktioniert es? Wir haben die häufigsten Fragen zu Terminbuchungssystemen und einige spezifische Fragen zur aktuellen Situation zusammengestellt.

Fragen und Antworten zur Online-Terminplanung:

Was ist Terminplanungslösung?

Eine Lösung zur Terminvereinbarung online, die auch als Terminbuchungsystem oder Terminverwaltungssoftware bekannt ist, erleichtert es Anbietern von Dienstleistungen, Termine online zu verwalten. Eine Terminverwaltungslösung umfasst u.a. folgende Systeme und Schnittstellen:

  • Buchung über das Internet 
  • Buchung über Handy-App 
  • Benutzeroberfläche für Call-Center-Mitarbeiter 
Mit Integration eines Terminvereinbarungssystems in ein „Kundenreisemanagementsystem“ (auch als Warteschlangenmanagementsystem bekannt) wird ein leistungsstarkes System geschaffen, welches Unternehmen ermöglicht, Kunden nahtlos von einem Besuch auf der Website oder in der App zu einem persönlichen Vorsprechen zu bewegen.

Wie funktioniert eine Terminreservierung online? 

Es gibt mehrere Möglichkeiten, aber die gängigsten Terminbuchungssysteme funktionieren so: 

  1. Kunde bucht einen Termin (online auf Ihrer Website oder App oder durch Anruf in einem Callcenter). Hier kann der Kunde die gewünschte Dienstleistung und den gewünschten Standort oder Mitarbeiter auswählen, sofern diese verfügbar bzw. wählbar sind. Der Kunde erhält im Terminplaner online eine Buchungsbestätigung.
  2. Rückt der Termin näher, erhält der Kunde eine Erinnerung mit einem Check-in-Link. 
  3. Kunde checkt selbst ein, indem er den Link in der Erinnerungsnachricht benutzt (es ist auch ein von Mitarbeitern unterstütztes Einchecken möglich). 
  4. Nach dem Einchecken erhält der Kunde ein mobiles Ticket, mit dem er seinen Platz in der Terminabfolge überwachen kann. Er muss nicht im Gebäude sein, bis es Zeit für seinen Termin ist. 
  5. Wenn er an der Reihe ist, wird der Kunde aufgerufen und erhält die Dienstleistung

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Was sind die Vorteile der Online-Terminplanung?

Lösungen für die Terminplanung bieten viele Vorteile, sowohl für Dienstleistungsanbieter als auch für deren Kunden.

Vorteile eines Online-Terminbuchungssystems für Kunden

  • Kürzere Wartezeiten 
  • Mehr Flexibilität und Sicherheit 
  • Besseres Kundenerfahrung 

Vorteile einer Terminplanungslösung für Unternehmen und Dienstleistungsanbieter 

  • Kontrolle des Ankunftsflusses und des Kundenaufkommens in den Räumlichkeiten 
  • Zuordnung von Dienstanfragen zur Kompetenz der Mitarbeiter  
  • Verbesserte betriebliche und personelle Effizienz 
  • Weniger Druck auf  Mitarbeiter 

Um mehr über die Vorteile der Terminverwaltungsplanung zu erfahren, können Sie diesen Artikel lesen:  Tipps zur Terminplanung, um das Kundenflussmanagement zu verbessern

Wie kann ein Terminverwaltungssystem zur Social Distancing beitragen? 

Die Terminbuchung ist der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Kunden nicht in den Räumlichkeiten warten müssen, bis sie an der Reihe sind, bedient zu werden. 

Die Kunden können ihre Ankunft so planen, dass sie kurz vor ihrem Termin ankommen. Dies kann ihre Wartezeit erheblich verkürzen und somit dazu beitragen, eine Überfüllung in Ihrem Wartebereich oder Geschäft zu verhindern. Auf diese Weise können Sie als Dienstleistungsanbieter die Kontrolle über den Kundenfluss behalten und Ihre Ressourcen optimieren, während gleichzeitig unerwartete Menschenansammlungen reduziert oder sogar eliminiert werden. 

Wie kann eine Terminverwaltungssoftware bei der Wiedereröffnung von Unternehmen und Dienstleistungen helfen? 

In der gegenwärtigen Situation hat die Sicherheit für alle Dienstleistungsanbieter, die nach der Lockerung der Beschränkungen wieder öffnen wollen, oberste Priorität. Das Risiko von COVID-19 wird wahrscheinlich noch lange bestehen, so dass Investitionen in Lösungen, die bei der Verwaltung von Ankunfts- und Kundenströmen Unterstützung leisten, Unternehmen und Organisationen dabei helfen können, ihre Dienstleistungen unter Beibehaltung eines hohen Sicherheitsstandards zu erbringen. 

Für Unternehmen und Organisationen, die nach der Wiedereröffnung einen erheblichen Zustrom von Kunden erwarten, kann dies durch eine gut integrierte Lösung abgemildert werden, die sowohl den Kundenfluss als auch die Personalzuweisung steuern kann. Diese Lösung muss in der Lage sein, beides zu berücksichtigen, damit die Maßnahme effizient ablaufen kann. 

Was ist bei der Investition in eine Terminplanungslösung zu beachten? 

Einige Merkmale sind erforderlich, um die Vorteile eines Terminvereinbarungssystems voll auszuschöpfen. Hier sind einige Dinge, die bei der Investition in ein Online-Terminplanungssystem zu beachten sind: 

  • Schließt es einen Online-Kalender und ein Termin-Modul mit ein? 
  • Bietet es die Möglichkeit zum virtuellen oder Selbst-Check-in? 
  • Ist es vollständig in das Kundenreisemanagementsystem integriert? 
  • Bietet es eine automatische Bestätigung und Erinnerungen für den Kunden? Diese sind nützlich, um Nichterscheinen zu verhindern. 
  • Verfügt es über Business-Intelligence-Funktionen, um Termine und Laufkundschaft zu kombinieren? Diese werden für die Planung der Mitarbeiterzuteilung von Vorteil sein. 

Wie lässt sich ein Terminverwaltungssystem am besten optimieren? 

Eine Terminverwaltungssoftware funktioniert am besten, wenn sie vollständig in ein Warteschlangenmanagementsystem integriert ist, das Ankünfte und die gesamte Kundenreise bewältigen kann. Hier sind weitere Tipps zur Optimierung von Terminplanungslösungen: 

  • Segmentieren Sie Kunden bei ihren Buchungen in verschiedene Warteschlangen, je nach der benötigten Dienstleistung, um die Effizienz zu steigern. 
  • Kontrollieren Sie die Anzahl der Besucher, indem Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Terminzeitfenster verwalten oder einen anderen Satz von Aufrufregeln erstellen, um die Anzahl der wartenden Personen zu verringern. 
  • Planen Sie die Mitarbeiterzuweisung, um eine ausgewogene und kontrollierte Wartezeit zu erhalten. 
  • Halten Sie Kunden auf dem Laufenden mit Buchungsbestätigungen, Erinnerungen, erwarteten Wartezeiten oder Änderungen.   
  • Analysieren Sie die Daten der Warte- und Bedienzeiten, die Anzahl der wartenden Kunden und die Kundenzufriedenheit, um die Serviceleistung zu verbessern. 

Welche Branchen können von Terminbuchungslösungen in einer Situation mit COVID-19 profitieren? 

Terminbuchungslösungen können in nahezu allen Branchen für verschiedene Arten von Geschäften und Dienstleistungen eingesetzt werden. Einige Beispiele: 

Software für die Patientenplanung im Gesundheitswesen 

Da die Arbeitsbelastung der Beschäftigten im Gesundheitswesen zunimmt, kann ein Terminplanungssystem für Patienten eine Möglichkeit sein, einen Teil des Stresses abzubauen. Da Patiententermine im Voraus geplant werden, können Gesundheitseinrichtungen die Ressourcenzuweisung im Voraus planen, wodurch die Effizienz gesteigert und der Stress der Mitarbeiter verringert wird. Darüber hinaus können sie mit Terminbuchungslösungen den Patientenfluss besser regulieren. 

Terminbuchungssystem für Behörden 

Öffentliche Abteilungen, die sich um Dinge wie Steuer, Führerschein, Einwanderung, Rente und Sozialleistungen kümmern, waren schon immer sehr beschäftigt. Aber jetzt, wo die Dienste aufgrund von COVID-19 auf Eis gelegt oder verzögert wurden, ist es wahrscheinlich, dass es einen Nachfrageanstieg geben wird, wenn diese Büros wieder eröffnet werden. 

Terminvereinbarungslösungen können helfen, den Besucherstrom zu verwalten und Termine zu organisieren. Als Dienstleistungsanbieter können Sie die Anzahl der zu einem bestimmten Zeitpunkt zu eröffnenden Terminzeitfenster auf der Grundlage der Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter festlegen, so dass Sie die volle Kontrolle über die Anzahl der Personen vor Ort haben. Für mehr Informationen können Sie diesen Artikel lesen:Wie Social Distancing bei der Wiedereröffnung von Behörden aufrecht erhalten werden kann

Terminplanungslösung für den Einzelhandel 

Viele Unternehmen prüfen eine Wiedereröffnung, sobald die Beschränkungen gelockert werden. An den meisten Orten gibt es immer noch Vorschriften über die maximale Anzahl von Personen, die sich zu einem bestimmten Zeitpunkt in einem Innenraum aufhalten dürfen. Das ist eine Herausforderung für den Einzelhandel. 

Mit Terminvereinbarungslösungen ist es jedoch nicht unmöglich, das Geschäft am Laufen zu halten und gleichzeitig die Regeln einzuhalten. Hier sind einige Möglichkeiten zur Optimierung von Terminvereinbarungslösungen: 

  • Social Distancing in Geschäften durch Regulierung der verfügbaren Zeitfenster – Auf diese Weise müssen die Menschen nicht in einer physischen Schlange warten, um das Geschäft zu betreten, sondern sie können ihren Besuch mit der Terminbuchung planen. 
  • Abholung an der Bordsteinkante (auch bekannt als Click-and-Collect-Service) – Kunden können die Waren online bestellen und zu einem für sie günstigen Zeitpunkt abholen. 
Um mehr darüber zu erfahren, wie Sie eine Social Distancing im Einzelhandel umsetzen können, lesen unseren Artikel über Sicheres Schlangestehen und die Kontrolle von Menschenansammlungen in Geschäften

Kundenbuchungssystem für Banken und andere Finanzinstitute 

Bei Banken oder anderen Finanzdienstleistern können Sie ungeplante Besuche vermeiden und den Andrang im Wartebereich minimieren, indem Sie eine Terminpflicht einführen. 

Online-Buchungssystem für kleine Unternehmen 

Abgesehen von den oben genannten Branchen können Terminvereinbarungslösungen auch für verschiedene Arten von Unternehmen unterschiedlicher Größe eingesetzt werden. Da es notwendig ist, die Anzahl der Personen in Innenräumen zu begrenzen, könnten Terminbuchungssysteme für Restaurants, Salons und Spas den Unternehmen helfen, in der gegenwärtigen Situation reibungslos zu funktionieren. 

Wenn Sie mehr über die Terminplanungslösung erfahren möchten und darüber, wie sie bei der Social Distancing und der Wiedereröffnung Ihres Unternehmens helfen kann, können Sie diesen Leitfaden herunterladen. 

Leitfaden zur Terminverwaltung herunterladen 

This article was originally written in English and has been translated into German.

 

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