De flesta statliga och kommunala förvaltningarna runt om i världen möter dubbla utmaningar i form av ansträngda resurser och omoderna system. Tillsammans orsakar dessa ofta problem med ineffektiv drift och serviceutövning, vilket visar sig i långa väntetider som kunder tvingas stå ut med när de har med offentliga kontor att göra.
Under nuvarande omständigheter, där alla får rådet att hålla avstånd från varandra, är det av största vikt att undvika trånga väntrum och långa väntetider, inte bara av bekvämlighet utan för besökarnas och personalens säkerhet. När kontor öppnar igen behöver tjänsteleverantörer försäkra sig om att deras väntrum är säkra och att minska väntetider är ett stort steg i den riktningen.
Här är några lösningar som kan användas för att minska väntetider på statliga och offentliga förvaltningskontor.
Använd tidsbokning
Att ha möjligheten att boka tider hjälper kunder att undvika långa väntetider, vilket avsevärt minskar trängseln i väntrummet. Med ett tidbokningssystem kan besökarna välja den tid som passar dem bäst och planera sin ankomst i anslutning till det bokade besöket. Detta bidrar också till att hantera kundflödet och optimera resursfördelningen på förhand.
Gör självregistrering möjlig
Incheckning och registrering vid ankomst är ett av de områden som kan skapa flaskhalsar. Genom att göra det möjligt för besökare att checka in själva, kan ni snabba upp processen och också fördela er personal på andra områden där deras kunskap behövs.
Använd mobila kölappar för virtuellt köande
Till spontanbesökare kan ni erbjuda lösningar för virtuellt köande. Efter incheckningen kan besökarna vänta någonstans utanför väntrummet med en mobil kölapp. Medan de väntar på avstånd kan de följa förloppet i kön i sina telefoner och få meddelande när det är deras tur att bli betjänade. Att ha möjligheten att vänta någon annanstans och samtidigt vara uppdaterad kommer att förkorta den upplevda väntetiden.
Kategorisera besökarna efter de tjänster de behöver
En del tjänster kan utföras snabbt, medan andra kan ta längre tid. Om ni erbjuder flera olika sorters tjänster är ett bra sätt att öka drifteffektiviteten att sortera era kunder på ett tidigt stadium och på så sätt minska väntetiderna.
För bokade besök kan sortering göras automatiskt vid bokningen, då de kategoriseras automatiskt baserat på den service de väljer. När det gäller spontanbesök kan detta göras när de checkar in. Att få den här informationen i förväg kommer också göra det lättare att förbereda er personal och bestämma förväntningarna inför dagen.
Håll besökarna informerade med påminnelser och meddelanden
Sena ankomster kan orsaka problem och eventuellt längre väntetider för kommande besökare, så håll besökarna uppdaterade regelbundet med påminnelser och meddelanden. Detta är också viktigt när det gäller bokade kunder för att undvika uteblivna besök.
Kontrollera verksamheten i realtid
Genom att använda en driftpanel kan ni få inblick i verksamheten i realtid, vilket gör att ni kan anpassa er till förändrade omständigheter. Ni kan lägga upp meddelanden när vissa tidsgränser överskrids, till exempel om väntetiden är längre än förväntat, eller om antalet besökare överskrider en viss gräns. Denna information kan hjälpa er att svara direkt på händelser och hålla väntetiderna korta. Ni kan till exempel bestämma er för att öppna ännu en servicedisk, eller flytta personal från ett lugnt ställe till områden där de behövs mera.
Analysera datahistorik
I alla system finns utrymme för förbättring. Likaväl som att få inblick i det pågående läget är det också viktigt att analysera historisk data med redskap för business intelligence för att upptäcka områden som kan behöva förbättras. Genom att göra detta kan ni se om det finns mönster och anpassa era planer. En viss tjänst kan till exempel vara mer upptagen vissa dagar eller så kan det finnas en topp i flödet under en viss tid på dagen. Denna information kommer att göra det möjligt för er att planera fördelningen av personal eller servicetillgång på förhand för att kunna optimera era tjänster.
Detta är några sätt att minska väntetiderna på statliga och offentliga kontor. För att läsa mer om hur ni kan minimera väntetider och samtidigt upprätthålla social distansering i det rådande läget, ladda gärna ner denna gratisguide om virtuellt köande i offentlig sektor.
