QTermin steuert Publikumsverkehr in Rathäusern und Kreisverwaltungen

Öffentliche Verwaltungen können Termine mit Bürgern optimal abarbeiten / Bürger profitieren von zusätzlichem Service und kürzeren Wartzeiten

Bocholt. Die Qmatic Deutschland GmbH hat mit QTermin eine neue web-basierte Terminlösung in ihre Managementplattform Orchestra 7 integriert. Mit dieser Lösung können öffentliche Einrichtungen ihre Besucherströme effizient steuern und damit die Wartezeiten für Bürger deutlich verkürzen. Im Mittelpunkt steht ein Ticketverfahren, das es ermöglicht, im Internet Termine mit den zuständigen Fachbereichen zu buchen. Die Termine werden in den jeweiligen Kalendern der zuständigen Abteilungen hinterlegt, so dass diese sich auf das entsprechende Besucheraufkommen vorbereiten können. Für den Bürger wiederum hat es den Vorteil, dass sein Anliegen schneller bearbeitet wird.

QTermin ist ein intuitiv bedienbares, behördenweit einsetzbares, Online-Terminmanagement-System, das die Fachbereiche mit einbezieht und konfigurierbar ist. So können öffentliche Verwaltungen beispielsweise ihre Öffnungszeiten flexibel hinterlegen oder die Formulare bedarfsgerecht erstellen. Außerdem ist QTermin mehrsprachenfähig. Sachbearbeiter haben die Möglichkeit, bedarfsweise einen Dolmetscher zu einer Dienstleistung hinzuzubuchen.

Der Bürger wiederum kann über eine intuitive Bedieneroberfläche mit einer intelligenten Kalenderansicht jederzeit online Termine buchen. Dabei wird dargestellt, welche Standorte für das jeweilige Anliegen zur Verfügung stehen und welche Termine frei sind. Während des Buchungsprozesses hat der Bürger die Möglichkeit, Dokumente, wie z. B. eine Kfz-Zulassungsbescheinigung, hochzuladen bzw. Leistungen per PayPal, Sofortüberweisung oder Kreditkarte bereits zu bezahlen. Sollte der vom Bürger gewünschte Termin bereits belegt sein, wird dies über die Wartelistenfunktion verwaltet. Für den Fall, dass der Termin frei wird, erhält er eine E-Mail-Benachrichtigung mit der Möglichkeit, den Termin fest zu buchen. Darüber hinaus erfährt der Bürger, welche Unterlagen er für den Termin mitbringen muss, um so ein reibungsloses Abarbeiten seines Anliegens zu gewährleisten. Ist der Bürger im Rathaus bzw. Bürgerbüro eingetroffen, checkt er am Infopoint mit dem von QTermin übermittelten QR-Code ein, der die erforderlichen Daten beinhaltet. Der zuständige Sachbearbeiter wird informiert und kann die Besucher koordiniert aufrufen.

Von diesem zur Verfügung stehenden Online-Terminmanagement profitieren auch öffentliche Verwaltungen. Sie bieten mit QTermin außerhalb ihrer Geschäftszeiten einen zusätzlichen Service und können den Besucherstrom und die vorhandenen Ressourcen effizienter koordinieren. Im Zusammenhang mit den in der Management-Plattform Orchestra vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten entzerren die Verwaltungen ihren Publikumsverkehr, indem sie an den Tagen, an denen mehr Spontanbesuche stattfinden, weniger Online-Termine zur Buchung anbieten. Des Weiteren lassen sich über zusätzliche Berichte Erkenntnisse gewinnen und so das Terminmanagement optimieren. Typische Beispiele sind eine Gegenüberstellung der gebuchten mit der tatsächlichen Bearbeitungszeit, so dass diese ggf. angepasst werden kann, oder aber Auswertungen zur Häufigkeit gebuchter Leistungen bzw. stornierter Termine.

„QTermin ist ein leistungsfähiges Online-Terminmanagement-System, das öffentlichen Verwaltungen zu mehr Bürgerfreundlichkeit verhilft“, sagt Stefan Dylka, Geschäftsführer der Qmatic Deutschland GmbH. „Zugleich bieten wir mit der Verfügbarkeit von QTermin unseren Kunden eine Option, von NetCallUp als Organisationslösung für Wartebereiche in Verbindung mit NetAppoint sanft auf Orchestra 7 und QTermin zu migrieren.“