Tips om hur ett digitalt kösystem kan minska trängsel

Dixie Thamrin |mars 20 2020 | 6 min

Under rådande omständigheter krävs det att vi alla vidtar försiktighetsåtgärder genom att följa rådande rekommendationer och utöva social distansering för att minska smittspridningen. För företag och organistioner kan det här innebära stora utmaningar då vissa tjänster måste finnas tillgängliga för att tillgodose kundernas behov. Samtidigt som man måste tänka på att skydda sina kunder och personal från att bli smittade och fortsätta leverera nödvändiga tjänster med en mer dynamisk personaltillgänglighet än vanligt.

I dessa tider är det viktigt för sjukhus, myndigheter och företag att anpassa sig snabbt för att hantera situationen. Hur kan man fortsätta att tillhandahålla service samtidigt som du minimerar riskerna för kunder och personal? Här är några sätt som kan hjälpa dig att uppnå detta.

Begränsa antalet besök

Det första steget mot att minska risken för smittspridning är att minimera antalet människor i väntrummet, butiken eller i andra typer av miljöer där köbildning och trängsel lätt kan bildas. Detta kan uppnås genom att använda en eller flera av följande metoder:

Börja använda ett digitalt kösystem

Ett digitalt kösystem gör det möjligt för kunderna att vänta på platser med minskad trängsel, till exempel utanför eller i bilen. Detta minskar i sin tur antalet personer i väntrummet.

Gå över till tidsbokning

Genom att boka tid online eller via telefon kan kunder och besökare komma precis innan sin besökstid, något som kan minska väntetiden avsevärt och förhindra trängsel i väntrummet. Det här minskar eller till och med eliminerar drop in-kunder och personer utan bokade tider.

Använd en concierge som ett alternativ till en självbetjäningskiosk eller reception

Låt en av medarbetarna fungera som en concierge som checkar in t.ex patienter och besökare, bokar tider och registrerar mobilnummer för att skapa mobilbiljetter. På så sätt behöver kunderna inte sitta i väntrummet när de ska checka in utan kan vänta någon annanstans tills det är dags.

Håll avstånd och minimera antalet kontaktpunkter

Ersätt personlig kontakt med digitala lösningar där det är möjligt. Här är några kontaktpunkter som istället kan bli digitala:

Tidsbokning: Erbjud onlinebokning på din webbplats eller via tekefon där medarbetare kan boka tider åt kunderna. Se till att det är möjligt att göra allt som går virtuellt.
Incheckning: För att hjälpa till med virtuell incheckning kan du använda dig av QR-koder som kunderna skannar för att komma in i den virtuella kön, antingen online eller utanför era lokaler (till exempel på dörren eller i fönstret) för göra det lättare att hålla avstånd.
Väntrum: Precis som i föregående avsnitt kan virtuella köer göra det möjligt för dina kunder att hålla avstånd till andra genom att låta dem vänta utanför väntrummet. Använd dig av aviseringar som håller dem uppdaterade medan de väntar någon annanstans.

Hantera kundflödet och medarbetarna

En av fördelarna med att boka tider i förväg är möjligheten att kunna hantera kundflödet. Eftersom du kan bestämma hur många tider du kan ha tillgängliga, får du kontroll över antalet besökare på plats oavsett tidpunkt. Därmed kan du också fördela din personal utifrån deras tillgänglighet och kundernas efterfrågan.

Att kunna kontrollera antal personer i dina lokaler är en avgörande del vid implementering av ett digtalt kösystem eftersom det kan vara svårt att få en uppfattning om antalet personer som väntar genom att bara titta runt i väntrummet. Men det finns en enkel lösning: en driftspanel. Den visar information som antalet personer som väntar, öppna diskar och tillgänglig personal – användbar information när man ska fördela resurser.

Förse både kunder och personal med tydlig information

För att säkerställa en smidig och säker kundupplevelse är det viktigt att alla får information före, under och efter sitt besök. Även när kunderna inte är på plats kan du använda mejl och/eller sms för att hålla dem uppdaterade med bokningsbekräftelser, påminnelser, förväntade väntetider eller ändringar. Du kan också ge information om vad som kommer att hända (till exempel om ni tar temperaturen vid ingången eller om personalen bär skyddsmasker).

På samma sätt kan du informera din personal för att minska stressen för dem. Kommunicera händelser och förändringar under dagen så att de kan vara så förberedda som möjligt.

Att utöva social distansering på sjukhus, myndighetskontor eller andra typer av servicelokaler är inte omöjligt. Det handlar om att gå över till mobila lösningar för att minska risken för smittspridning i väntrummet och därmed skydda både kunder och personal från risken för smittspridning, samtidigt som du erbjuder tjänster med hög kundnöjdhet.