Consejos para proveedores de servicios: sistemas de cola virtual que ayudan al distanciamiento social

Consejos para proveedores de servicios: sistemas de cola virtual que ayudan al distanciamiento social

Dixie Thamrin |marzo 20 2020 8 min

La situación actual con respecto al COVID-19 nos ha obligado a todos a tomar medidas de precaución y a practicar el distanciamiento social para reducir el riesgo de infección. Para las empresas, esta situación plantea algunos retos, ya que ciertos servicios deben estar disponibles para satisfacer las necesidades de los clientes. Pero, al mismo tiempo, la mayor prioridad es proteger a tus clientes y al personal de la propagación del virus, garantizando al mismo tiempo que pueden seguir prestando los servicios necesarios con una disponibilidad de personal más dinámica de lo habitual. 

En momentos como este, es importante que los hospitales, las agencias gubernamentales y las empresas se adapten rápidamente para hacer frente a esta situación. ¿Cómo puedes seguir prestando un servicio, pero minimizar el riesgo para los clientes y el personal? A continuación, te contamos cómo puedes conseguirlo. 

Limita la cantidad de personas que visitan tus instalaciones 

Minimizar las grandes cantidades de personas en la sala de espera es el primer paso para reducir el riesgo. Esto se puede lograr adoptando alguno de los enfoques siguientes, o todos ellos: 

Pásate a la cola virtual 

Este sistema ofrece a los clientes la flexibilidad de esperar en otros lugares menos concurridos, por ejemplo, al aire libre o en su coche, con lo que se reduce la cantidad de personas en tu sala de espera. 

Cambia a una política de atención solo con cita previa 

Gracias a la reserva de citas, los clientes pueden programar su llegada cerca de la hora de la cita, lo que puede reducir considerablemente su tiempo de espera y evitar así que la sala de espera se llene. De esta forma, también reducirás o incluso eliminarás la acumulación de gente sin cita previa y no programada. 

Usa un conserje como alternativa para el autorregistro en el kiosco o en la recepción 

En la entrada, puedes asignar a un miembro del personal para que actúe como conserje, de manera que pueda registrar a los clientes, reservar citas y apuntar los números de teléfono para emitir tickets sin papel por SMS o tickets móviles. Así, los clientes no tienen que estar en la sala de espera para registrarse y pueden esperar en otro lugar hasta la hora de su cita. 

Mantén al mínimo las interacciones y los puntos de contacto cercanos 

Siempre que sea posible, sustituye las interacciones físicas y los puntos de contacto por soluciones digitales. Aquí te mostramos algunos puntos de contacto que se pueden sustituir fácilmente por alternativas digitales: 

  • Reserva: ofrece la reserva de citas en línea en tu página web o abre un centro de llamadas en el que un miembro del personal designado pueda reservar citas para los clientes. Asegúrate de habilitar todas las opciones posibles para hacerlo todo de forma virtual. 
  • Recepción: para ayudar con el registro virtual, puedes crear códigos QR para que los clientes los escaneen y entren así en la cola virtual, ya sea en línea, o a cierta distancia de las instalaciones (en la puerta o ventana, por ejemplo) para minimizar las interacciones cercanas. 
  • Espera: gracias a la cola virtual, que acabamos de mencionar en la sección anterior, tus clientes podrán reducir las interacciones cercanas al mínimo, ya que podrán esperar en algún otro lugar fuera de tu vestíbulo o área de espera. Usa las notificaciones de los clientes para mantenerlos informados mientras esperan en otro lugar.  

Gestiona el flujo de clientes y la asignación de personal 

Una de las ventajas de implementar una política de atención solo con cita previa es la capacidad de gestionar el flujo de clientes. Como puedes decidir cuántas citas tendrás disponibles, podrás controlar la cantidad de clientes en cualquier momento. De esta forma, también puedes asignar tu personal en función de su disponibilidad y las demandas de los clientes. 

La supervisión es una parte crucial cuando se implementa la cola virtual, ya que puede ser difícil tener una idea del número de personas que esperan a ser atendidas con solo echar un vistazo a la sala de espera. Pero con herramientas inteligentes como un panel de control, esto se puede resolver fácilmente. El panel de control proporciona datos como el número de clientes que esperan en la cola, los mostradores abiertos y la disponibilidad del personal, aspectos muy útiles para la asignación de recursos. 

Proporciona una comunicación clara tanto a tus clientes como al personal 

Para garantizar una experiencia sin fisuras a los clientes, es importante que reciban información antes, durante y después de su visita. Incluso cuando no están en las instalaciones, puedes usar el correo electrónico o las notificaciones por SMS para mantenerlos al tanto con las confirmaciones de reserva, los recordatorios, el tiempo de espera que les queda o cualquier cambio. También puedes proporcionar información sobre la situación en tus instalaciones (por ejemplo, si se comprueba la temperatura en la entrada o si tu personal usa máscaras para protegerse). 

Del mismo modo, proporcionar información a tu personal puede hacer que estén menos estresados. Comunica eventos y cambios a lo largo del día para que estén lo más preparados posible. 

Cumplir el distanciamiento social y seguir prestando servicios en hospitales, oficinas gubernamentales u otras áreas de negocios no es imposible. Pasar a las soluciones móviles puede reducir significativamente el riesgo de infección en la sala de espera y, por lo tanto, proteger tanto a tus clientes como a tu personal del riesgo de propagación de la infección, además de ofrecer servicios con una alta satisfacción del cliente. 

Per saperne di più, puoi scaricare la nostra guida sulle soluzioni virtuali per scoprire come possono essere implementate nella situazione attuale, e trovare altri consigli utili su come ottimizzarle per ottenere i migliori risultati.

Télécharger le guide relatif aux files d’attente virtuelles

Si quieres obtener más información sobre la implementación de colas virtuales en tu organización, ponte en contacto con nosotros y te ayudaremos a crear recorridos seguros para tus clientes.

Contáctanos

This article was originally written in English and has been translated into Spanish.

 

Manténgase al día

Manténgase al día con nuestro boletín periódico

Suscríbase a
Oh no! Could not find any posts that were tagged with “servicios-públicos”!