Intelligente Termine: Datengestütztes Terminmanagement

Mithilfe unseres intelligenten Planungssystems können Sie Daten sammeln, um Ihre Organisation zu verbessern. In diesem Artikel erklären wir, welche Daten erfasst werden müssen, und wie Sie Ihre Organisation anhand neuer Erkenntnisse verbessern.

Es gibt verschiedene Arten von Terminlösungen auf dem Markt. Die einfacheren bieten die Terminvereinbarung für Besucher, bei den komplexeren Systemen ist der gesamte Terminmanagementprozess automatisiert. In diesem Artikel spreche ich über Systeme, die Daten sammeln und analysieren. Sie gehören in die zweite Kategorie.

So verbessern Sie mit Termindaten Ihre Organisation

Unten finden Sie Beispiele dafür, was Sie mit den von Ihren Terminen gesammelten Daten tun können.

Verbesserungsbereiche aufdecken

Wenn Sie die durchschnittliche Warte- und Bedienzeit erfassen, erhalten Sie eine gute Vorstellung von der Effizienz Ihrer Organisation und dem Mehrwert für die Kunden. Übersteigen Ihre Zeiten den Branchendurchschnitt, können Sie zahlreiche Maßnahmen ergreifen, um Warte- und Bedienzeit zu verbessern. Anhand dieser Daten können Sie den Stand Ihrer Dienstleistungen und Abläufe mit Durchschnittswerten vergleichen und so nötige Verbesserungen besser identifizieren. Außerdem können Sie nachvollziehen, wie viele Besucher den Termin nicht einhalten und so Rückschlüsse ziehen, ob kurz vor dem Termin noch eine Erinnerung verschickt werden muss.

Kapazität erweitern

Mit einem klaren Überblick über die Termine können Sie Zeitfenster für neue Besucher identifizieren und priorisieren. Sind Ihre Mitarbeiter beispielsweise am Morgen und am Nachmittag vollständig ausgebucht, haben aber in der Mittagszeit noch freie Termine, können Sie neuen Besuchern anhand dieser Daten Zeitfenster vorschlagen und so Ihre Ressourcen maximieren.

Stoßzeiten identifizieren

Nach einer Weile lassen sich aus den erhobenen Daten Muster ablesen. Vielleicht sind einige Wochentage geschäftiger als andere oder es gibt Monate mit mehr Terminen. Analysieren Sie diese Daten, um zu entscheiden, ob Sie die Öffnungszeiten in diesen Zeiträumen verlängern sollten.

Personalplanung

Ein intelligentes Terminplanungssystem bietet Ihnen auch einen vollständigen Überblick über die aktuelle und die zukünftige Auslastung. Anhand von Daten wie wöchentlicher oder monatlicher Auslastung können Sie Ihre Ressourcen besser planen.

Identifizieren Sie die spezifische Nachfrage nach Ihren Dienstleistungen

Möglicherweise bieten Sie mehrere Dienstleistungen an. Wenn Sie Daten sammeln und die Nachfrage nach den verschiedenen Dienstleistungen auswerten, können Sie erkennen, ob Sie die Verfügbarkeit der am häufigsten gefragten Dienstleistung erhöhen sollten.

Erste Schritte in der Datenerfassung

Ein normales Terminvergabesystem vermittelt Ihnen Einblicke in die Anzahl der gebuchten Termine sowie die am meisten nachgefragten Dienstleistungen. Aber was passiert nach der Buchung? Woher wissen Sie, wie lange die Leistung in Anspruch genommen wurde, wie die Ankunft verlief und was während der Kundenreise noch auftrat?

Ein intelligentes Terminvergabesystem umfasst die gesamte Kundenreise und bietet somit auch Daten und Erkenntnisse zu jedem Berührungspunkt der Reise, angefangen bei der Buchung über die Ankunft/Anmeldung, die Dienstleistung bis hin zum Feedback nach dem Service.
Hier ein paar Beispiele für Daten, die an den einzelnen Berührungspunkten der Kundenreise erfasst werden:

• Vor der Dienstleistung (Buchung): Daten über die Art der Dienstleistungen, die stark nachgefragt sind, Stoßzeiten, Anzahl der pro Tag vereinbarten Termine, Anzahl der erwarteten Besucher in einem Zeitfenster
• Anmeldung/Ankunft: zeigt Raten und Ankunftszeiten an (zu früh, zu spät oder pünktlich? Anhand dieser Daten können Buchungsbedingungen eingerichtet werden, die in verschiedenen Szenarien greifen.)
• Dienstleistung: Durchschnittsdauer der Dienstleistung (was verursacht Verzögerungen? Bei komplexeren Problemen sollte möglicherweise die nächste Dienstleistung dieser Art von einem erfahreneren Mitarbeiter erbracht werden).
• Nach der Dienstleistung: Feedback von den Kunden

Detaillierte Erkenntnisse zu Ihrer Kundenreise sind wichtig, um Verbesserungen zu fördern, sodass effizient exzellente Dienstleistungen erbracht werden.

Wenn Sie mehr über das intelligente Terminvereinbarungssystem erfahren möchten und wie Sie Ihr Unternehmen optimieren und verbessern, laden Sie den Leitfaden unten herunter.