Effizientes Warteschlangenmanagement: Das darf bei der Wiedereröffnung nicht fehlen

Effizientes Warteschlangenmanagement: Das darf bei der Wiedereröffnung nicht fehlen

Dixie Thamrin |Oktober 20 2021 4 min

Während der Pandemie implementierten zahlreiche Dienstleister Maßnahmen zur Straffung der Besucherströme. Nun gilt es bei der Wiedereröffnung der Einrichtungen abzuwägen, welche Maßnahmen beibehalten werden. In diesem Artikel wird erklärt, warum die Terminvereinbarung oberste Priorität haben sollte, wenn Sie Warteschlangen effizient managen möchten.

Viele Organisationen haben ihre Einrichtungen während der Pandemie entweder geschlossen oder ihre Kunden auf neuen Wegen versorgt. Einige fanden neue Möglichkeiten, um Dienstleistungen remote bereitzustellen. Dienstleistungen wie Bank- und Finanzgeschäfte fanden früher in persönlichen Treffen statt, heute geht vieles per Video.

Andere Branchen, in denen persönliche Treffen wie Krankenhaustermine, Kfz-Wartungen und Friseurbesuche unumgänglich sind, mussten beim Warteschlangenmanagement umdenken. Weltweit stand auf der Prioritätenliste die Einhaltung des Mindestabstands während der gesamten Besucherreise ganz oben.

Langsam sind weite Teile der Bevölkerung geimpft und Einrichtungen öffnen wieder. Welche Lektionen haben wir im vergangenen Jahr vom Standpunkt des Warteschlangenmanagements gelernt?

Kleinere Mengen, kürzere Wartezeiten

Seit Anfang 2020 arbeiten Organisationen daran, die Anzahl von Personen in einer Einrichtung zu reduzieren, um die Infektionsausbreitung einzudämmen. Unten finden Sie einige Maßnahmen dazu.

Terminplanung ermöglichen

Geben Sie Besuchern die Möglichkeit, Termine zu buchen. So können Sie steuern, wie viele Besucher sich in Ihrer Einrichtung aufhalten. Während der Pandemie waren Akutbehandlungen ohne Termin nicht möglich, da dies zu Stoßzeiten schnell in Chaos ausgeartet wäre.

Wenn Sie wissen, wie viele Termine pro Tag anstehen, können Sie ausreichend Personal dafür einplanen. So bleibt das Wartezimmer leer, da die Besucher sofort beim Eintreffen zum verabredeten Zeitpunkt aufgerufen werden.

Besucher auf Mitarbeiter abstimmen

Wenn bekannt ist, wie viele Termine und Besucher in einem bestimmten Zeitraum erwartet werden, können Ressourcen im Voraus besser geplant werden. Außerdem ist bekannt, wenn ein Besucher eine Dienstleistung benötigt, die nur bestimmte Mitarbeiter durchführen können.

Es verhält sich ähnlich wie bei einem Kunden, der auf der Bank einen Kredit beantragt. Hat dieser einen Termin mit einem Berater für Anlagen, der sich nicht mit Krediten auskennt, haben alle ihre Zeit verschwendet. Mit einem intelligenten Terminsystem können Sie Regeln festlegen, die den Kunden automatisch dem Kreditexperten zuweisen; der ganze Prozess wird damit problemlos und effizient.

Die Anmeldung beschleunigen

Eines der häufigsten Probleme bei der Besuchersteuerung ist die Anmeldung, da es hier oft zu Missverständnissen kommt und langsame Abläufe zum Entstehen einer Schlange führen. Um die Anmeldung zu beschleunigen, schicken viele Dienstleister den Besuchern inzwischen einen Link auf das Telefon, sodass diese sich mithilfe klarer Anweisungen selber anmelden können.

Obwohl diese Maßnahme erst kürzlich eingeführt wurde, um die Ausbreitung von Infektionen zu verhindern, wurde damit auch der gesamte Besucherstrom optimiert. Das wiederum führt zu kürzeren Wartezeiten und einem besseren Besuchererlebnis.

Aus Sicht des Warteschlangenmanagements wurde hier die Erkenntnis gewonnen, dass der Besucherstrom mit den richtigen Lösungen optimiert werden kann. Sorgen Sie also auch bei der Wiedereröffnung Ihrer Einrichtung dafür, die Maßnahmen beizubehalten, die Ihnen ein effizientes Warteschlangenmanagement ermöglichen.

Anzahl der Termine erhöhen

Einer der größten Erfolgsfaktoren für effizientes Warteschlangenmanagement ist die Erhöhung der vergebenen Termine und die Reduzierung ungeplanter Akutbehandlungen. Dazu nutzen viele Dienstleister ein Terminplanungssystem, mit dem das Terminmanagement vereinfacht werden soll.

Wir haben kürzlich eine neue Generation von Terminlösungen eingeführt, die Qmatic Cloud Appointments. Laden Sie unten das Handbuch herunter, um alle Vorteile des Systems kennenzulernen.


Laden Sie den Leitfaden zur intelligenten Terminverwaltung herunter

 

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