Social distansering vid återöppning av myndigheter

Myndighetskontor världen över öppnar igen och efterfrågan efter deras tjänster är större än någonsin. Här berättar jag om hur myndigheter och andra kontor inom offentlig sektor kan göra för att följa regler och restriktioner gällande covid-19 och samtidigt erbjuda sina tjänster.

En av de viktigaste åtgärderna för att skapa en säker miljö för besökare och personal är social distansering eller att tillämpa fysisk distans som det också kallas. Med ett ökat behov av myndighetstjänster är det hög risk för trängsel i väntområden när myndigheterna återupptar sin verksamhet. Det finns dock sofistikerade sätt att undvika det. Här delar jag med mig av mina tips för smartare och säkrare köhantering.

Undvik trängsel i väntområdet med tidsbokning online

Genom att använda sig av ett onlinebaserat tidsbokningssystem kan myndigheter undvika trängsel i sina väntområden och utanför sina lokaler eftersom besökare bokar tid i förväg. Antalet tillgängliga tider kan matchas med tillgänglig personal och restriktioner för hur många människor som får vistas i en lokal på en och samma gång. Med möjligheten att boka tider i samma bokningssystem genom att ringa myndigheten kan även de som inte har tillgång till internet boka tid.

Kontaktfri incheckning för säkrare ankomst 

För att se till att besöksflödet är så kontaktfritt som möjligt, se till att välja ett bokningssystem som också kan integreras med en incheckningsfunktion så att besökaren inte måste checkas in manuellt vid en disk vid ankomst. Med en sms-påminnelse med direktlänk till en incheckningsfunktion kan besökaren meddela att han eller hon har anlänt genom länken när de är på plats utanför lokalen.

Med uppkoppling till en app för köhantering når notiser om ankomst personalen direkt, tillsammans med information om vem besökaren är och andra detaljer kring deras besök. Med sömlös kontakt mellan bokning och ankomst garanteras säkerheten för både besökare och personal hela vägen.

Gör din verksamhet säkrare och bättre – få återkoppling

Var det rent och hygieniskt under besöket? Kände besökaren sig bekväm under besöket? De svar ni får på dessa frågor kan hjälpa er att förbättra kundupplevelsen. Investera i ett system som möjliggör återkoppling via sms som länkas direkt till varje unikt besök för att kunna förbättra upplevelsen till nästa tillfälle.

Möjliggör säker väntan med virtuellt köande

En del tjänster kräver att besökarna kan dyka upp oannonserat. Kombinera en lösning för tidsbokning och incheckning med ett virtuellt kösystem som skapar mobila kölappar. Istället för att dirigera besökare till väntområdet, placera en QR-kod vid ingången som besökare utan bokad tid kan skanna för att ställa sig i kö. Med en kölapp i mobilen kan besökare vänta på annan plats utanför lokalen och komma när det är deras tur. Med väntande utanför lokalen kan antalet människor på plats regleras och social distansering garanteras.

Ge personalen säkerhet och kontroll 

Eftersom antalet köande inte kan ses genom att titta på väntområdet är det viktigt att investera i ett virtuellt kösystem som gör att personalen kan se över den virtuella kön genom ett programvarugränssnitt. Denna programvara bör också tillåta personal att kalla in nästa person i kön och fördela besökare mellan tjänster och de själva har valt fel tjänst vid bokning, till exempel. Det är också bra om det ger personal möjlighet att dela ut sms-kölappar till besökare som inte har tillgång till mobil.

Uppkopplad tidsbokning och virtuella kösystemslösningar

Med en tidsbokningslösning och ett integrerat säkert kösystem kan myndigheter se till att deras tjänster tillhandahålls på ett säkert sätt och följer lokala restriktioner. Det kan dock vara en utmaning att hitta den bästa sömlösa programvarulösningen som tillgodoser alla besökares behov. Målet med guiden nedan är att ge insikt i hur tidsbokningsslösningar kan användas för att ge säkrare köande när verksamheten återupptas.

Qmatic har lång erferenhet och stor expertis vad gäller programvara för köhantering, tidsbokningssystem och andra lösningar för bättre kundflöde. Vill du diskutera hur din organisation kan dra nytta av en tidsbokningslösning eller ett köhanteringssystem? Då är du välkommen att kontakta oss direkt.

This article was originally written in English and has been translated into Swedish.