Tidsbokningssystem: Vad, hur och varför?

Dixie Thamrin |juni 4 2020 | 11 min

Nu när vi har nått ett nytt skede i covid-19-pandemin börjar tjänsteleverantörer och företag göra sig redo för att öppna igen, i takt med att restriktioner lättar. När det är dags att öppna igen är det stor sannolikhet att antalet kunder i rörelse kommer öka, eftersom deras krav har lagts på is under en längre tid. Samtidigt är det fortfarande viktigt att fortsätta med social distansering och hålla hög säkerhetsstandard eftersom risken för smittspridning fortfarande är hög. Detta är en utmaning som kräver avancerad planering och övergripande justeringar. Hur kan tjänsteleverantörer och företag anpassa sig till det nya normala?

En av lösningarna är att använda sig av en tidsbokningslösning för att hantera kundresor och kontrollera ankomstflödet. Men vad innebär det här och hur fungerar det? Vi har sammanställt de vanligaste frågorna om tidsbokningssystem, samt ett par mer specifika frågor kring den rådande situationen.

Vad är en lösning för tidsbokning?

En lösning för tidsbokning, ibland också kallat tidsbokningssystem eller programvara för hantering av mötesbokningar, är en lösning som förenklar bokningshantering för tjänsteleverantörer. Verktyg som ingår i hantering av mötesbokningar kan vara:

Internetbokning
Bokning via mobilapp
Användargränssnitt för callcenter

När ett tidsbokningssystem integreras med ett system för hantering av kundresor (också kallat köhanteringssystem) blir det ett kraftfullt system som gör att organisationer kan flytta kunder mellan online- och fysiska möten.

Hur fungerar en lösning för tidsbokning?

Det finns flera olika sätt, men de vanligaste tidsbokningssystemen fungerar så här:

Kunden bokar tid (via webbokning eller genom att ringa ett callcenter). Här kan kunden välja vilka tjänster han eller hon behöver samt föredragen enhet eller personal om dessa val finns tillgängliga. Kunden får sedan en bokningsbekräftelse.
När bokningsdatumet närmar sig får kunden en påminnelse med incheckningslänk.
Kund checkar in sig själv med hjälp av påminnelsemeddelandet (incheckning med hjälp av personal är också en möjlighet).
Efter incheckningen får kunden en kölapp i mobilen där hon eller han kan se sin plats i kön. Kunden behöver inte gå in i byggnaden förrän det är kundens tur.
Kunden kallas in och blir betjänad.

Vad är fördelarna med en lösning för tidsbokning?

Lösningar för tidsbokning har flera fördelar, både för tjänsteleverantörer och deras kunder.

Fördelar med system för tidsbokning online

Minskad väntetid
Större flexibilitet och sinnesro
Bättre kundupplevelse

Vad är fördelarna med en lösning för tidsbokning för företag och tjänsteleverantörer?

Kontroll över ankomstflöde och genomströmning av kunder i lokalerna
Kan matcha önskad betjäning med personalkompetens
Förbättrad operativ effektivitet och personaleffektivitet
Mindre påfrestande för personal

För att läsa mer om fördelarna med tidsbokning, se denna artikel: Tidsbokningstips för att förbättra kundflödeshantering.

Hur kan ett system för hantering av tidsbokningar hjälpa vid social distansering?

Tidsbokning är det lättaste sättet att se till att kunderna inte behöver sitta och vänta i lokalerna tills det är deras tur att bli betjänade.

Kunder kan komma precis innan sin besökstid, något som kan minska väntetiden avsevärt och förhindra trängsel i väntrummet eller butiken. På detta sätt kan du som tjänsteleverantör kontrollera kundflödet och optimera dina resurser därefter samtidigt som du minskar eller till och med eliminerar oväntad trängsel.

Hur kan programvara för hantering av tidsbokningar vara till hjälp vid återöppnande för företag och tjänster?

I rådande situation är säkerhet högsta prioritet för alla tjänsteleverantörer som vill öppna igen när restriktionerna har lättats. Risken att covid-19 är kvar en längre tid är dock högst sannolikt, så en investering i lösningar som kan underlätta vid hantering av ankomst- och kundflöde kan hjälpa företag och organisationer att erbjuda tjänster samtidigt som de håller hög säkerhetsstandard.

Företag och organisationer som förväntar sig en betydande tillströmning av kunder när de återupptar sin verksamhet, kan klara det med hjälp av en välintegrerad lösning som hanterar både kundflöde och personalfördelning. Denna lösning måste fungera och leda till både en smidigare och mer effektiv verksamhet.

Vad ska man tänka på när man investerar i en lösning för tidsbokning?

En del funktioner är nästan ett måste för att verkligen kunna ha nytta av fördelarna med ett tidsbokningssystem. Här är ett par saker man bör tänka på när man investerar i en lösning för tidsbokning:

Finns det onlinekalender och tidsbokningsmodul?
Finns virtuell eller självassisterad incheckning som tillval?
Är det helt integrerat med systemet för hantering av kundresan?
Finns möjlighet till automatisk bekräftelse och påminnelser för kunden? Dessa är extra bra för att förebygga uteblivna besök.
Har det business intelligence-kapacitet för att kombinera bokningar med kunder som inte har bokat tid? Dessa är bra när man planerar personalfördelning.

Vilket är det bästa sättet att optimera ett system för hantering av mötesbokning?

Programvara för hantering av mötesbokning fungerar som allra bäst när den är helt integrerad med ett köhanteringssystem som kan hantera ankomster och hela kundresor. Här är ett par tips på hur man optimerar en lösning för tidsbokning:

Dela in kunder och bokningar i olika köer beroende på vilken tjänst de behöver för att öka effektiviteten
Kontrollera antalet besökare genom att hantera vilka tider som finns tillgängliga, eller skapa alternativa uppropningsregler för att minska antalet människor i väntrummet.
Planera personalfördelning för att skapa balanserade och kontrollerade väntetider.
Håll kunderna uppdaterade med bokningsbekräftelser, påminnelser, förväntade väntetider eller ändringar.
Analysera data för vänte- och servicetid, antalet väntande kunder samt hur nöjda kunderna är för att förbättra service.

Vilka branscher kan tjäna på att skaffa en lösning för tidsbokning i en miljö med covid-19?

Lösningar för tidsbokning kan användas inom alla branscher, för olika typer av tjänster och service. Ett par exempel:

Programvara för tidsbokning för patienter inom sjukvården

Eftersom de som jobbar inom vården har fått en ökad arbetsbörda kan ett system för att boka in patienter hjälpa till att minska stressen något. När patientbokningar görs i förväg kan hälso- och sjukvård lättare planera resursfördelning, vilket ökar effektiviteten och sänker personalens stressnivåer. Dessutom kan de bättre reglera patientflödet med lösningar för tidsbokning.

System för tidsbokning för myndigheter

Tjänsteleverantörer inom offentlig sektor som till exempel myndigheter som hanterar skatt, körkortsutfärdande, immigration, pension och liknande har alltid mycket att göra. I nuläget har dock dessa verksamheter gått på sparlåga eller stannat upp helt med förseningar som följd på grund av covid-19, vilket kommer innebära ett hårt tryck på dessa verksamheter när de öppnar upp igen.

Bokningslösningar kan vara till hjälp för att hantera besöksflöde och organisera bokningar. Som tjänsteleverantör bestämmer du själv antalet lediga tider, beroende på tillgänglig personal – detger dig full kontroll över antalet människor i lokalerna. Vill du ha mer information? Läs denna artikel om hur man bibehåller social distansering vid återöppnande av myndigheter.

Lösning för tidsbokning inom handeln

Många företag ser fram emot att öppna igen så snart restriktionerna lättar. På de flesta ställen finns det fortfarande restriktioner för hur många som får vistas i en lokal inomhus samtidigt, något som innebär en utmaning för butiker.

Det är dock inte omöjligt att hålla igång handeln och samtidigt hålla sig till restriktionerna om man har en lösning för tidsbokning. Här är några sätt att optimera lösningen för tidsbokning:

Tillämpa social distansering i butiker genom att reglera tillgängliga platser - På detta sätt behöver inte folk vänta i en faktisk, fysisk kö för att komma in i butiken, utan kan boka en tid för besök med hjälp av tidsbokningslösningen.
Möjliggör upphämtning utanför butik (klicka-och hämta-service) - Kunder kan beställa varor online och hämta dem när det passar dem.

För att läsa mer om hur du tillämpar social distansering, läs vår artikel om säkert köande och trängselkontroll i butik.

Kundbokningssystem för banker och andra finansinstitutioner

För banker och andra tjänsteleverantörer inom finanssektorn går det att undvika oförutsedda besök och minimera trängsel genom att tillämpa en policy om att bara tillåta inbokade besök.

Bokningssystem online för mindre företag

Förutom de branscher som nämnts ovan kan lösningar för tidsbokning användas för olika typer av företag av olika storlek. Eftersom det finns ett behov av att minska antalet människor som vistas i en lokal kan lösningar för tidsbokning underlätta för restauranger, salonger och span under rådande omständigheter.

Om du vill veta mer om lösningar för tidsbokning och hur de kan vara till hjälp vid social distansering och återöppnande av verksamhet kan du ladda ned denna guide.