Hoe u social distancing handhaaft bij heropening van overheidsdiensten

Over de hele wereld openen overheidsdiensten hun deuren weer en de eisen inzake hun dienstverlening zijn strenger dan ooit. Hier vertel ik u hoe overheidsdiensten, gemeentehuizen en andere publieke diensten de naleving van de voorschriften en restricties met betrekking tot de covid-19-pandemie kunnen verzekeren en hun burgers toch weer dienstverlening aanbieden. 

Een van de belangrijkste maatregelen om een veilige omgeving voor bezoekers en personeel te bieden, is te zorgen voor een veilige sociale afstand, meestal bestempeld als social distancing. Met een sterk gestegen behoefte aan dienstverlening is het risico van overvolle wachtruimtes groot zodra organisaties heropenen. Er bestaan echter geavanceerde manieren om die situatie goed op te lossen. Hier geef ik de beste tips voor een slimmer en veiliger wachtrijmanagement. 

Houd wachtruimtes vrij met de online boeking van afspraken 

Door het implementeren van een online afsprakensysteem kunnen overheidsdiensten drukte in de wachtruimte en buiten hun faciliteiten vermijden, doordat bezoekers hun afspraken vooraf boeken. Het aantal beschikbare afspraken kan worden afgestemd op het beschikbare personeel en de lokale voorschriften voor her aantal tegelijkertijd toegestane personen. De mogelijkheid om afspraken in hetzelfde systeem ook telefonisch te boeken, biedt ook toegang aan burgers die niet beschikken over een internetaansluiting. 

Contactloos inchecken maakt de aankomst veilig  

Om ervoor te zorgen dat de klantenstroom zo contactloos mogelijk wordt, kiest u voor een afsprakensysteem waarin ook het inchecken kan worden geïntegreerd. Bij aankomst hoeft de klant dan niet meer naar een balie te gaan om handmatig in te checken. Met een herinnering per sms die rechtstreeks verbonden is met de check-in-functie kan de klant zijn of haar aankomst buiten het gebouw via een link aankondigen. 

Met een aansluiting op een app van het wachtrijmanagementsysteem dat de medewerkers gebruiken, bereiken meldingen over de aankomst hen direct, samen met de informatie over de identiteit van de bezoeker en andere details over de afspraak. Zo’n naadloze verbinding tussen afspraak en aankomst garandeert de veiligheid voor burgers en medewerkers tot aan het punt van de dienstverlening. 

Bewaak de veiligheid en wordt telkens beter – vraag feedback 

Waren de zuiverheid en hygiëne in orde tijdens het bezoek? Voelde de bezoeker zich prettig tijdens de dienstverlening? Antwoorden op deze vragen kunnen een grote hulp zijn bij het verbeteren van de klantervaring. Investeer in een systeem dat feedback per sms mogelijk maakt. Het is direct gekoppeld aan het klanttraject van die unieke bezoeker om zo het volgende bezoek te verbeteren. 

Maak veilig wachten mogelijk met virtuele wachtrijen 

Sommige diensten moeten beschikbaar zijn voor spontane bezoekers. Combineer uw afsprakensysteem en de oplossing voor het inchecken met een virtuele wachtrij waarbij mobiele tickets worden verstrekt. In plaats van bezoekers direct in de wachtruimte binnen te laten, brengt u een QR-code aan op de voordeur die bezoekers zonder afspraak kunnen inscannen om een plaatsje in de rij te krijgen. Met een mobiel ticket op hun smartphone kunnen bezoekers veilig ergens buiten het gebouw wachten tot ze worden opgeroepen. Door het wachten op afstand kan het aantal mensen op de locatie worden beheerst en is social distancing gewaarborgd. 

Houd medewerkers veilig en bied ze controle over de situatie  

Aangezien het aantal wachtenden niet meer direct zichtbaar is in de wachtruimte, is het belangrijk om te investeren in een virtueel wachtrijsysteem waarmee uw medewerkers de virtuele wachtrij kunnen monitoren via een software-interface. Met deze software moeten medewerkers ook de volgende bezoeker kunnen oproepen en bezoekers doorgeven aan andere diensten als ze bijvoorbeeld in eerste instantie de verkeerde service hebben aangegeven. Personeel heeft ook baat bij de mogelijkheid om tickets per sms te verstrekken aan bezoekers die geen smartphone hebben. 

Afspraken maken direct koppelen aan virtuele wachtrij-oplossingen 

Met een afsprakensysteem en een geïntegreerd veilig wachtrijsysteem kunnen overheidsdiensten hun dienstverlening op een veilige manier aanbieden en de lokale regelgeving naleven. Het kan echter een uitdaging zijn om de beste software te vinden die voldoet aan alle behoeften tijdens het klanttraject. De onderstaande gids is bedoeld voor een beter inzicht in de toepassing van oplossingen voor afsprakenbeheer voor veiliger wachtrijen bij heropening. 

Qmatic heeft grote ervaring en expertise op het gebied van wachtrijmanagementsoftware, afsprakensystemen en andere oplossingen voor een uitstekende klantenstroom. Neem contact met ons op om te bespreken hoe uw organisatie kan profiteren van een systeem om afspraken te maken of van een wachtrijmanagementsysteem. 

This article was originally written in English and has been translated into Dutch.