Correct beheer van de patiëntenstroom voor seizoensgebonden griepvaccinaties

Dit jaar zullen vaccinaties voor het griepseizoen anders verlopen door de COVID-19-pandemie. Veel patiënten zijn op dit moment terughoudend met een bezoek aan zorgverleners. Dat mag niemand er echter van weerhouden om een inenting tegen de griep van het seizoen te halen. Gelukkig kunt u als zorgverlener zulke broodnodige bezoeken veilig laten verlopen. Hier leg ik uit hoe u een veilige patiëntenstroom voor griepvaccinaties kunt creëren.

Bescherm uw patiënten tijdens de pandemie

Laten we eerst wat achtergrondinformatie delen. Autoriteiten in de gezondheidszorg melden dat de preventieve zorg is afgenomen tijdens de COVID-19-pandemie. Organisaties zoals de WHO en Centers for Disease Control and Prevention raden preventieve vaccinaties sterk aan. Zelfs in deze tijden zijn ze in tal van opzichten heel belangrijk voor het welzijn van de bevolking. Nu het griepseizoen voor de deur staat, is een van de belangrijkste factoren de inenting tegen de griep. Als mensen niet zoals anders hun jaarlijkse griepprik krijgen, kan dit een belasting vormen voor het systeem van de gezondheidszorg.

Een van de belangrijkste doelstellingen voor preventieve zorg tijdens de pandemie is de bescherming van patiënten en personeel. De WHO beveelt vaccinaties aan zolang ze veilig kunnen worden uitgevoerd. De uitdaging voor zorgverleners is niet alleen de bescherming van patiënten. Minstens net zo belangrijk is het om ze een gevoel van veiligheid te geven. Wie zich niet veilig voelt, is terughoudend om gebruik te maken van dit soort zorg.

Een andere uitdaging is het afhandelen van zo'n grote groep mensen die geen zorg hebben gehad of die daarmee hebben gewacht. Daarnaast moeten drukke wachtruimten tijdens de pandemie worden voorkomen. Dit jaar zijn we, door de huidige omstandigheden, gedwongen tot meer creativiteit. Naast de vertrouwde locaties voor de griepprik van eerstelijnszorgklinieken en apotheken worden er regelingen getroffen voor alternatieven zoals drive-ins, gemeenschapscentra, kerken, enz. Het inenten zal dit jaar dus anders gebeuren dan de voorgaande jaren. Hiervoor is veel planning en communicatie met patiënten nodig, zodat iedereen weet waar ze naartoe moeten, welke behandeling nodig is en dat ze goed beschermd zijn.

Patient Flow Management – 3 belangrijke stappen
voor personen die inenten

Gezien deze voorwaarden zijn er drie belangrijke zaken waaraan moet worden gewerkt om de patiëntenstroom zodanig te beheren dat patiënten goed beschermd blijven en die hen ook het gevoel geeft veilig te zijn:

1. voorkomen van overvolle wachtruimten
2. social distancing mogelijk maken
3. communiceren met patiënten

Dit is op de volgende manier mogelijk.

Voorkom overvolle wachtruimten door het plannen van afspraken

Stel de patiënt in staat om een afspraak te maken voor zijn of haar inenting. Dat is de meest kritische factor om een veilige patiëntenstroom te creëren. Met een afsprakensysteem kunt u de patiëntenstroom beheren en deze gedurende de dag constant houden. U maakt periodes beschikbaar die overeenkomen met uw capaciteit om service te verlenen. Dit betekent dat u pieken in bezoeken kunt vermijden en te veel bezoekers in de entree en andere wachtruimten kunt voorkomen. Hierdoor kunt u ook uw personeel en de beschikbare voorraden beter inplannen.

Social distancing mogelijk maken met virtuele wachtrijen

Zodra de patiënt aankomt, moet u ervoor zorgen dat social distancing mogelijk blijft zolang de betreffende persoon op zijn of haar beurt wacht. Dit kan worden opgelost door mensen een virtueel ticket te geven, ook wel een mobiel ticket genoemd. Zo'n ticket ontvangt de patiënt op zijn of haar telefoon, hetzij door de afspraak zelf in te checken, door het scannen van een QR-code buiten uw pand, of met behulp van een personeelslid binnen of buiten uw gebouw. Met deze mobiele ticketfunctie kunnen patiënten de service kiezen die ze nodig hebben, nagaan hoe lang ze nog moeten wachten en hun mobiele nummer invoeren om een sms te ontvangen wanneer ze aan de beurt zijn. De bezoekers in uw entree zijn dus verspreid doordat elke patiënt kan wachten op een veilige plek. Bijvoorbeeld buiten het gebouw of in de auto, op veilige afstand van elkaar.

Geef patiënten via goede communicatie een veilig gevoel

Weer even terug naar het begin: het gaat er niet alleen om patiënten te beschermen, maar ook om ze een gevoel van veiligheid te geven. De beste manier om patiënten gerust te stellen en een veilig gevoel te geven, is via heldere communicatie. Geef de patiënt informatie voorafgaand aan het bezoek, zodat een goede voorbereiding mogelijk is. Via sms of e-mail kunt u informatie geven over zaken als waar ze bij aankomst naartoe moeten, hoe ze moeten melden dat ze er zijn, enz. Hierdoor voelen ze dat er goed voor ze gezorgd wordt en kan onnodig contact met personeel en andere patiënten worden vermeden.

Uw entree kan bij binnenkomst vrijwel leeg zijn, want patiënten moeten na aankomst op afstand wachten. Daarom is er juist op dit moment extra behoefte aan heldere communicatie. Een belangrijk facet van de best mogelijke patiëntervaring is een gevoel van rechtvaardigheid. U wilt niet dat patiënten het gevoel hebben dat ze te lang wachten, niet correct worden behandeld of op een onrechtvaardige manier worden geholpen. Dat zou een ramp zijn voor de patiëntervaring. De communicatie tussen de zorgverlener en de patiënt over de manier waarop deze wordt behandeld is van vitaal belang. Laat ze duidelijk weten waar ze in de wachtrij staan, wanneer ze worden opgeroepen, enz. Dit kan via sms, mobiele tickets en digitale signage binnen het Patient Flow Management-systeem.

Overzicht van de veilige patiëntenstroom

Deze afbeelding geeft een duidelijk overzicht van hoe een veilige patiëntenstroom voor vaccinaties eruit kan zien. Zoals u kunt zien, bevat ze verschillende opties voor het plannen van afspraken en het inchecken. Alle patiënten hebben dus op een veilige manier toegang tot hun inenting, of ze nu vertrouwd zijn met de technologie of niet.

Als u meer wilt weten over het beheer van uw patiëntenstroom en hoe u patiënten en medewerkers beschermt, download dan gratis deze gids over Patient Flow Management om toegang te krijgen tot diepgravende kennis over het onderwerp.