Cómo mantener el distanciamiento social al reabrir las oficinas gubernamentales

Las oficinas gubernamentales de todo el mundo están volviendo a abrir y la demanda de sus servicios es mayor que nunca. En este artículo os contaré cómo las oficinas gubernamentales, los ayuntamientos y otras oficinas de servicios públicos pueden garantizar el cumplimiento de las normativas y restricciones con respecto a la pandemia de la COVID-19 y aun así volver a atender a sus ciudadanos. 

Una de las principales medidas para proporcionar un entorno seguro a los clientes y al personal es garantizar el distanciamiento social, también denominado distanciamiento físico. Debido al parón temporal de los servicios, existe un gran riesgo de que las zonas de espera se saturen cuando vuelvan a abrir los negocios. Sin embargo, existen formas avanzadas para solucionar esta situación. Voy a compartir mis mejores consejos para una gestión de colas más inteligente y segura. 

Mantener las zonas de espera despejadas con la programación de citas en línea 

Mediante la implementación de un sistema de programación de citas en línea, las oficinas gubernamentales pueden evitar las aglomeraciones en las zonas de espera y fuera de sus instalaciones, ya que los clientes reservan sus citas con antelación. El número de citas disponibles puede coincidir con la disponibilidad del personal y con las normativas locales sobre la cantidad de personas que pueden estar en un entorno social a la vez. Con la posibilidad de reservar citas llamando por teléfono al mismo sistema de citas, se puede incluir también a los ciudadanos que no tienen acceso a internet. 

Registro de citas sin contacto para una llegada más segura  

Para asegurarte de que atiendes a los clientes con el mínimo contacto posible, elige un sistema de citas previas que también se pueda integrar con una función de registro para que, una vez que el cliente llegue, no tenga que ir a un mostrador para registrarse manualmente. Con un recordatorio por SMS que está vinculado directamente con una función de registro, el cliente puede anunciar su llegada a través de ese enlace una vez llegue al exterior de las instalaciones. 

Gracias a la conexión a una aplicación de gestión de colas que usa el personal, reciben directamente las notificaciones sobre las llegadas, junto con la información sobre quién es el visitante y otros detalles sobre la cita. Con esta conexión fluida entre la cita y la llegada, la seguridad de los ciudadanos y del personal está garantizada hasta que finalice la prestación del servicio. 

Garantiza la seguridad y mejora el servicio: conoce las opiniones de tus clientes 

¿La limpieza y la higiene durante la visita han sido aceptables? ¿El cliente se ha sentido cómodo durante el servicio? Las respuestas a estas preguntas pueden ser de gran ayuda para mejorar la experiencia del cliente. Invierte en un sistema que permita la valoración del servicio con un SMS que se conecte directamente al recorrido único del cliente para mejorarlo para la próxima vez. 

Habilitar la espera segura con las colas virtuales 

Algunos servicios requieren que se pueda acceder a ellos sin cita previa. Combina tu solución de programación de citas previas y registro con una solución de colas virtuales que pueda emitir tickets móviles. En lugar de dejar que los clientes entren directamente a la sala de espera, coloca un código QR en la puerta principal para que lo puedan escanear y ponerse en la cola. Con un ticket móvil en su teléfono, los clientes pueden esperar de forma segura fuera de las instalaciones hasta que se les llame para ser atendidos. Gracias a la espera remota, se puede controlar el número de personas en las instalaciones y garantizar el distanciamiento físico. 

Garantiza la seguridad y el control del personal  

Dado que no se puede ver a simple vista el número de personas que están esperando, es importante invertir en un sistema de colas virtuales que permita al personal supervisar la cola virtual desde una interfaz de software. Este software también debería permitir al personal llamar al siguiente cliente y transferirlo a otros servicios si, por ejemplo, ha elegido el servicio equivocado. También sería muy útil si permitiera al personal emitir tickets por SMS para los ciudadanos que no tienen un smartphone. 

Soluciones conectadas de programación de citas previas y colas virtuales 

Con una solución de citas previas y un sistema integrado de colas seguras, las oficinas gubernamentales pueden asegurarse de ofrecer sus servicios de manera segura y cumplir con las normativas locales. Sin embargo, encontrar la mejor solución de software que satisfaga todas las necesidades durante el recorrido del cliente puede ser todo un reto. La guía que figura a continuación tiene como objetivo aportar ideas sobre cómo utilizar las soluciones de gestión de citas para que las colas de espera sean más seguras en la reapertura. 

Qmatic cuenta con una amplia experiencia y conocimientos técnicos sobre el software de gestión de colas, los sistemas de citas y otras soluciones para ofrecer un flujo de clientes excelente. Si quieres saber cómo tu organización podría beneficiarse de una solución de citas previas o un sistema de gestión de colas, ponte en contacto con nosotros directamente.

This article was originally written in English and has been translated into Spanish.