Consejos para la programación de citas previas y mejorar la gestión del flujo de clientes

Consejos para la programación de citas previas y mejorar la gestión del flujo de clientes

Dixie Thamrin |mayo 7 2020 7 min

En las próximas semanas o meses, el confinamiento y las restricciones se relajarán, y los proveedores de servicios tendrán que estar preparados para acomodar a los clientes en esta situación. Como el riesgo asociado a la COVID-19 seguirá siendo potencialmente alto y se mantendrán algunas restricciones, deben ser cautelosos al reabrir sus instalaciones y prestar sus servicios. 

Una de las soluciones que puede ser de gran ayuda es usar unsistema de reserva de citas previas. Con la gestión de citas, las empresas y los proveedores de servicios tienen la posibilidad de gestionar su flujo de clientes y dejar que estos entren en las instalaciones solo cuando les llega el turno de ser atendidos, con lo que se consigue el distanciamiento social que se requiere en esta situación. 

En este artículo, comentaremos algunos consejos de programación de citas previas para mejorar la gestión del flujo de clientes. Pero antes de eso, hablemos de las ventajas clave de un sistema de citas previas. 

Ventajas de un sistema de citas previas 

Controlar el número de personas en las instalaciones y gestionar el flujo de clientes 

El uso de soluciones de reserva de citas previas te dará la oportunidad de controlar el número de personas en tus instalaciones. Además, te permite gestionar el flujo de clientes con las franjas horarias que abrirás en los momentos que mejor te convengan. 

Puedes cambiar a la política de atención solo con cita previa para tu sucursal, pero incluso si decides permitir entrar a los clientes sin cita previa, el uso de soluciones con cita previa reducirá significativamente el número de personas sin cita previa. 

Ofrecer a los clientes más flexibilidad, tranquilidad y una mejor experiencia 

En esta situación actual, en la que el riesgo de infección sigue siendo alto, es probable que los clientes quieran limitar su tiempo en los espacios públicos, por lo que darles la opción de elegir un horario que les convenga y llegar poco antes de su cita supone una mayor tranquilidad. De esta forma, los clientes también pueden gestionar mejor su tiempo. Todo esto contribuye a mejorar la experiencia del cliente. 

Mejorar la eficiencia 

Como los clientes pueden concertar una cita previa y elegir el servicio que necesitan con antelación, resulta mucho más fácil planificar la asignación de recursos, combinar los servicios requeridos con el personal disponible y, en general, emplear los recursos de personal de manera más eficiente. 

Menos presión para el personal 

Las citas previas programadas permiten a los proveedores de servicios gestionar el flujo de clientes y también proporcionan una visión general de los servicios requeridos en los próximos días. Gracias a esta información y la asignación de recursos planificada previamente, el personal puede estar mejor preparado, lo que reducirá el estrés. 

Consejos para la programación de citas previas: cómo gestionar las citas previas para mejorar la gestión del flujo de clientes 

Integra tus soluciones para conseguir una buena gestión del flujo de clientes 

La reserva de citas previas es solo una parte de la solución. Para gestionar el flujo de clientes de forma fluida, los proveedores de servicios también deben ofrecer soluciones de colas que cuenten con funciones de registro, atención al cliente y gestión del flujo. Las soluciones de citas previas deben estar bien integradas con estos otros sistemas para satisfacer las necesidades de los clientes de manera eficiente. 

Segmenta a los clientes antes de su llegada 

Si proporcionas diferentes servicios en tus sucursales, puedes segmentar a los clientes en función del servicio o los servicios que necesiten. Siempre que sea posible, haz que los clientes especifiquen el servicio que necesitan al hacer la reserva, de modo que puedas obtener una visión general de los servicios que se van a demandar en un momento determinado, y puedas asignar a tu personal en consecuencia. 

Mantén a los clientes siempre al día 

Es importante mantener a los clientes informados a lo largo de todo el recorrido, desde el momento en que programan su cita previa, hasta después de haber sido atendidos. Envía confirmaciones de reserva, recordatorios o cualquier actualización sobre cambios o cancelaciones del servicio. 

Haz que sea fácil y cómodo para los clientes 

Junto con las actualizaciones oportunas, asegúrate de que los clientes puedan moverse de forma fluida durante el recorrido. Puedes, por ejemplo, enviar un recordatorio con un enlace de registro al que pueden acceder para asegurarse su lugar en la cola virtual, lo que ahorra tiempo y mejora la eficiencia. 

Estos son solo algunos de los consejos de programación de citas previas para mejorar la gestión del flujo de clientes. Si quieres obtener más información, descarga nuestra guía de programación de citas previas. 

Descargar la guía de gestión de citas

This article was originally written in English and has been translated into Spanish.

 

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