La gestión de citas, uno de los primeros pasos del customer journey

¿Qué es la gestión de citas?

La gestión de citas online, o lo que clásicamente se viene llamando cita previa web, es un sistema con el que todo el proceso para pedir una cita con una empresa o persona se realiza a través de Internet. Este sistema multi-oficina permite gestionar grandes volúmenes de clientes, con casuísticas muy diferentes, dividiéndolos según perfil, idioma, tipo de trámites a realizar o ubicaciones. También existe la posibilidad de gestionar la cita en función de la emisión de tickets de turno, o bien mediante el uso de cita previa con identificación y confirmación de llegada (o incluso también combinando ambos).

La gestión de citas online es una de las innovaciones más demandadas que propone Orchestra. Este control de citas asegura que formen parte del proceso de atención del cliente y que se optimice el proceso de pedir cita. De este de modo, no se perderá tiempo y la experiencia de los usuarios se desarrollará sin contratiempos.

¿Cómo funciona la gestión de citas?

Orchestra 6 contiene un conjunto de módulos integrados como: gestión de citas, marketing dinámico, aplicaciones móviles de turno, comentarios de los clientes (feedback o encuestas), gestión de colas y business intelligence.

Los clientes pueden interactuar con la gestión de citas fácilmente ya que dispone de una interfaz intuitiva, amigable y de fácil acceso. La integración en tu empresa también será sencilla ya que admite la integración con sistemas de citas online y soluciones de calendario de terceros.

Las características más importantes de la solución son:

  • Calendario organizativo y sistema de citas online basado en la web.
  • Interfaz de usuario personalizada.
  • Integración completa del sistema de autorregistro (check-in) y colas de espera.
  • Fácil integración con sistemas de citas online y soluciones de calendario de terceros (por ejemplo Microsoft Exchange Server) por medio de nuestro Conector de calendarios y servicios web.

¿Cómo beneficia a mis usuarios?

Los usuarios (clientes en tiendas, ciudadanos en administraciones públicas y pacientes en hospitales) podrán reservar la cita online que se integrará perfectamente con el calendario o sistema de gestión de tu empresa. Con ello se conseguirá un flujo mejor y más eficaz. El entorno de cita previa, con calendario y reservas, facilita el control del proceso de citas, asegurando que éstas formen parte del proceso de atención y gestionando adecuadamente los recursos y tiempo del personal. Además de beneficiar a tus clientes, permitiéndole un acceso más fácil y sencillo al costumer journey, beneficiarás a tu empresa.

¿Por qué es importante para mi organización?

Los beneficios que obtendrá tu empresa con la gestión de citas radicarán en la optimización de recursos y mejora de la reputación o imagen de la compañía, ya que te aportará:

  • Mejor servicio y experiencia de los clientes.
  • Ahorro de tiempo del cliente y del personal.
  • Más eficacia y menos gastos con un mejor uso del personal.
  • Reducción en el número de personas que no se presentan.
  • Comodidad para el cliente gracias al acceso 24 horas los 7 días a la semana al servicio de citas.

¿Cómo me podría ayudar Qmatic?

El tiempo de espera excesivo a la hora de ir a pedir cita o incluso de ser atendido, es un impacto negativo en tu empresa. Uno de los clientes de Qmatic de una cadena de electrónica de consumo de los países nórdicos reconoció que, el tiempo de espera en las tiendas afecta negativamente a la experiencia del cliente, y por tanto a las ventas, pues muchos clientes se marchan molestos sin comprar y luego no vuelven. Para solucionarlo, este cliente requirió una plataforma para mantener el margen de beneficio cuando gestionaran excesos de personas en momentos de pico de demanda. Desde Qmatic se analizaron sus necesidades y se ofrecieron soluciones móviles virtuales que permitieron a la cadena de electrónica de consumo mejorar su programación (planificación) interna. Por otra parte, el flujo de clientes y estadísticas de tiempo de espera que les ofrecía el sistema Qmatic Orchestra les ofreció un excelente material de apoyo para la toma de decisiones de dotación óptima de personal en tienda.

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